Für Clubs und Bars
Fundsachen aus der Nacht ohne Nacharbeit am Morgen
Jacken, Handys, Schlüssel und Ausweise landen nach jeder Partynacht in der Garderobe. LostFoundBot nimmt die Suchanfragen Ihrer Gäste rund um die Uhr über Ihre Website entgegen, gleicht sie automatisch mit Ihren Fundstücken ab und bereitet die Abholung vor, ohne dass Ihr Team telefonieren muss.
Ohne Kreditkarte. Bis zu 20 Fundstücke inklusive.
Ausgangslage
Die tägliche Realität: Clubs & Nachtgastronomie
Garderobenchaos nach der Schicht
Am Ende der Nacht stapeln sich Jacken ohne Marke, einzelne Handschuhe, Powerbanks und Schlüsselbunde hinter dem Tresen. Wer was wo abgelegt hat, weiß am Sonntagmittag niemand mehr, weil das Team von Freitag längst nicht mehr im Haus ist.
Anfragen erreichen Sie zur Unzeit
Gäste melden sich am Samstagmorgen per Telefon, Instagram-DM und Kontaktformular gleichzeitig. Genau dann ist das Büro nicht besetzt, und der Türdienst der nächsten Nacht kennt die Vorgänge vom Vortag nicht.
Ausweise und Schlüssel sind dringend
Ein liegengebliebener Personalausweis oder Wohnungsschlüssel ist für den Gast ein akutes Problem. Jede Stunde ohne Rückmeldung erzeugt Druck auf Ihr Team, das eigentlich Bestellungen, Personalplanung und den Aufbau für den nächsten Abend im Kopf hat.
Frust landet öffentlich
Wer keine Antwort bekommt, schreibt sie oft als Google-Rezension oder Kommentar unter den nächsten Instagram-Post. Ein verlorenes Handy wird so zu einer Bewertung, die deutlich länger sichtbar bleibt als die Nacht selbst.
Aufwand
Wo der Aufwand heute entsteht
Der Aufwand entsteht selten beim Einsammeln, sondern danach: in den Rückfragen, Übergaben und Telefonaten, die sich über die ganze Woche verteilen. Dazu kommen Lagerfläche für Kisten voller Jacken und die Unsicherheit, wie lange man Ausweise und Wertsachen überhaupt aufbewahren darf. Rechnet man die Stunden Ihres Teams mit dem üblichen Stundensatz, ist die manuelle Fundsachenverwaltung eine dauerhafte Nebenkostenstelle, die niemand budgetiert hat.
Lösung
So unterstützt LostFoundBot
Suche auf Ihrer Clubseite, rund um die Uhr
Der Suchende beschreibt seinen Gegenstand in eigenen Worten, etwa "schwarze Bomberjacke, Kapuze, linke Tasche kaputt". Das Widget gleicht die Angaben im Hintergrund mit Ihren erfassten Fundstücken ab, auch um vier Uhr morgens. Ab dem Tarif Grow stellt der KI-Such-Assistent zusätzlich offene Rückfragen, etwa nach Farbe, Marke oder Inhalt der Taschen.
Abgleichen statt veröffentlichen
Das Widget gibt niemals Daten zu einem Fundstück preis. Es prüft lediglich, ob eine Beschreibung passen könnte. So kann niemand eine fremde Jacke oder ein fremdes Handy beanspruchen, indem er sich eine passende Geschichte aus einer öffentlichen Liste zusammenreimt. Vor jeder Ausgabe prüft Ihr Team die Abholanfrage.
QR-Abholcode per E-Mail
Bei einer möglichen Übereinstimmung erhält der Gast eine E-Mail mit QR-Abholcode, Abholadresse und Ihren Ausgabezeiten. Ihr Team prüft die Abholanfrage und gibt sie frei. An der Tür oder im Büro wird der Code gescannt und die Ausgabe bestätigt, damit ist der Vorgang dokumentiert abgeschlossen.
Suchagent für alles, was später auftaucht
Findet sich der Gegenstand nicht sofort, kann die suchende Person einen Suchagenten einrichten. Er prüft bis zu zwei Monate lang neue und bereits erfasste Fundstücke gegen die Beschreibung. Taucht die Jacke doch noch aus dem Backstage-Bereich auf und passt eindeutig, geht der Abholcode automatisch per E-Mail hinaus; andere mögliche Treffer legt LostFoundBot Ihrem Team zur Prüfung vor.
Ablauf
Vom Fund zur Rückgabe
Schritt 01
Nach Schichtende erfassen
Ihre Fundmitarbeiter tragen die Fundstücke nach dem Aufräumen ein: Kategorie, kurze Beschreibung, Fundort wie Garderobe, Raucherbereich oder Dancefloor. Aus einem Foto schlägt die KI eine Beschreibung vor. Das ersetzt die Zettelwirtschaft hinter dem Tresen.
Schritt 02
Gast sucht selbst
Das Widget liegt auf Ihrer Website, die Seite lässt sich aus der Instagram-Bio oder einer Google-Antwort verlinken. Der Gast beschreibt seinen Verlust, das System gleicht die Angaben ab. Mit dem KI-Such-Assistenten ab dem Tarif Grow kommen offene Rückfragen dazu, etwa nach Farbe, Marke oder Inhalt der Taschen.
Schritt 03
Mögliche Übereinstimmung: Abholung planen
Passt die Beschreibung zu einem Fundstück, erhält der Gast eine E-Mail mit QR-Abholcode, Adresse und Abholzeiten. Er weiß sofort, wann er kommen kann. Ihr Team prüft die Anfrage und gibt sie frei, statt während des Aufbaus zur Ausgabe gerufen zu werden.
Schritt 04
Kein Treffer: Suchagent übernimmt
Hat die suchende Person einen Suchagenten eingerichtet, prüft er im Hintergrund jedes neu eingetragene Fundstück. Bis etwas passt, erhält die suchende Person kurze Zwischenstände per E-Mail, die Sie abschalten können. Nicht abgeholte Gegenstände bleiben mit Funddatum und Status im Bestand, damit Sie Ihre Aufbewahrungsfristen im Blick behalten.
Datenschutz
Datenschutz, der zum Nachtbetrieb passt
In Fundsachen stecken sensible Daten: Ausweise, Handys mit Kontaktdaten, Bankkarten, gelegentlich auch Medikamente. LostFoundBot ist so gebaut, dass diese Daten nicht in Chatverläufen, Notizbüchern oder privaten Handys Ihres Personals landen.
- Betrieb in Frankfurt: Anwendung und Datenbank laufen dort, Zahlungen wickelt Mollie ab. Für die KI-Funktionen werden Beschreibungen und Fotos an einen externen KI-Dienst übermittelt.
- Das Such-Widget gleicht nur Beschreibungen ab und gibt weder Angaben zu Fundstücken noch zu anderen Suchenden heraus.
- Getrennte Rollen: Fundmitarbeiter erfassen und geben aus, Admins verwalten Einstellungen, Branding und Team.
- Suchaufträge enden automatisch nach 60 Tagen, Abholanfragen, die Ihr Team nicht innerhalb von 30 Tagen freigibt, verfallen.
Häufige Fragen
Was Betriebe in dieser Branche wissen wollen
Unser Team ist nachts im Stress. Wie schnell geht das Eintragen wirklich?
Ein Fundstück besteht aus Titel, Kategorie, kurzer Beschreibung, Funddatum, Fundort und optional einem Foto. Sie müssen nicht während des Betriebs erfassen, sondern können gesammelt beim Aufräumen oder in der Frühschicht am Folgetag eintragen.
Können Fremde über das Widget herausfinden, was bei uns liegt?
Nein. Das Widget beantwortet keine Fragen wie "welche Handys habt ihr gefunden". Es nimmt eine Beschreibung entgegen und meldet nur zurück, ob eine mögliche Übereinstimmung vorliegt. Auch nach einer möglichen Übereinstimmung erhält die suchende Person per E-Mail höchstens Titel, Farbe, Kategorie und Funddatum, kein Foto, keine vollständige Beschreibung und keinen Fundort.
Viele unserer Gäste kommen aus dem Ausland. Funktioniert das mehrsprachig?
Ab dem Tarif Grow sind Widget und E-Mails mehrsprachig: im Grow-Tarif bis zu drei Sprachen, im Enterprise-Tarif alle verfügbaren. Welche Sprachen aktiv sind, legen Sie in den Organisationseinstellungen fest. Deutsch und Englisch sind mit Standardtexten vorbereitet, weitere Sprachen übersetzen Sie im Texteditor selbst. Bei Touristen und internationalem Publikum erspart das Ihrem Team einen Teil der Übersetzungsarbeit.
Wie gehen wir mit Ausweisen und Bankkarten um?
Diese Gegenstände erfassen Sie wie jedes andere Fundstück, bewahren sie aber wie gewohnt getrennt und gesichert auf. Der Vorteil liegt in der Zuordnung: Meldet sich der Gast, sind seine Beschreibung, die Freigabe durch Ihr Team und die Ausgabe per QR-Code nachvollziehbar dokumentiert. Die Weitergabe an Behörden regeln Sie weiterhin nach Ihren internen Vorgaben.
Was kostet der Einstieg und was ist im Test enthalten?
Sie können 30 Tage kostenlos testen, mit bis zu 20 Fundgegenständen und ohne Kreditkarte. Das Such-Formular mit Abgleich und Suchagent ist in jedem Tarif enthalten, der KI-Such-Assistent mit offenen Rückfragen ab dem Tarif Grow und im Test. Ein Wochenende genügt, um den Ablauf mit Ihrem Team auszuprobieren.
Nächster Schritt
Die nächste Partynacht ohne Fundsachen-Nachspiel
30 Tage kostenlos testen, bis zu 20 Fundgegenstände, keine Kreditkarte nötig. Suchanfragen nimmt das Widget rund um die Uhr entgegen, die Abholung gibt Ihr Team frei und bestätigt sie per QR-Scan.