Handtücher, Trinkflaschen, Kopfhörer und Schlüssel bleiben jeden Tag liegen, oft zu Zeiten, in denen die Theke gar nicht besetzt ist. Lost Found Bot nimmt Mitgliederanfragen rund um die Uhr entgegen und organisiert die Abholung, ohne dass Ihr Team zurückrufen muss.
Bis zu 20 Fundgegenstände · keine Kreditkarte nötig
Handtücher, Trinkflaschen, Sportshirts, einzelne Handschuhe, Ladekabel und Schienbeinschoner sammeln sich in einer Box, die niemand sortiert. Wer nach zehn Tagen fragt, ob seine schwarze Flasche da ist, bekommt die ehrliche Antwort: Schauen Sie selbst nach, wir haben achtzehn davon.
Mitglieder trainieren um sechs Uhr morgens, in der Mittagspause oder um zweiundzwanzig Uhr, in vielen Häusern auch mit Zugangskarte ganz ohne Personal. Genau dann fällt auf, dass die Kopfhörer fehlen, und es gibt niemanden, der Auskunft geben kann. Im Verein liegt dieselbe Aufgabe oft bei Ehrenamtlichen, die zweimal pro Woche vor Ort sind.
Bei der turnusmäßigen Räumung der Dauerspinde kommen auf einen Schlag Taschen, Turnschuhe, Kulturbeutel und Vorhängeschlösser zusammen. Die Zuordnung zum Mitglied ist selten eindeutig, und die Rückfragen verteilen sich anschließend über Wochen auf jede Schicht am Empfang.
Ein verlorener Ohrhörer, eine Smartwatch oder der Autoschlüssel im Kursraum ist für das Mitglied ein echter Vorfall. Bleibt die Rückmeldung aus, landet der Ärger im Kündigungsgespräch, in der Google-Rezension oder in der WhatsApp-Gruppe der Mannschaft, wo er deutlich länger nachwirkt als der Verlust selbst.
Der Aufwand entsteht nicht beim Einsammeln, sondern in den vielen kleinen Unterbrechungen danach: mitten in der Beratung eines Interessenten, während der Kursvorbereitung oder beim Schichtwechsel. Dazu kommen Lagerfläche für Kisten, in denen Textilien wochenlang liegen, und die offene Frage, wie lange man Ausweise, Schlüssel und Elektronik überhaupt aufbewahren darf. Rechnet man die gebundene Personalzeit mit einem üblichen Stundensatz, ist die manuelle Fundsachenverwaltung ein fester Posten, den kaum ein Haus im Budget stehen hat.
Je nach Größe des Hauses, Kursangebot und Mitgliederzahl kommen typischerweise mehrere Dutzend Gegenstände pro Monat zusammen, in Monaten mit Spindräumung deutlich mehr.
Nachfragen am Empfang, Suchen in der Fundkiste, Rückrufe und Übergaben zwischen Früh- und Spätschicht summieren sich erfahrungsgemäß auf einen halben Arbeitstag pro Woche.
Ein großer Teil bleibt liegen, weil Mitglieder gar nicht wissen, dass der Gegenstand im Haus ist, oder nicht extra zu den Zeiten kommen wollen, in denen die Ausgabe besetzt ist.
Das Mitglied beschreibt den Gegenstand in eigenen Worten, etwa "schwarze Trinkflasche, 750 ml, Aufkleber von einem Marathon am Boden". Die KI stellt gezielte Rückfragen zu Marke, Farbe und Besonderheiten und gleicht die Angaben im Hintergrund mit Ihren erfassten Fundstücken ab, auch um sechs Uhr morgens.
Der Bot gibt niemals Angaben zu einem Fundstück preis. Er prüft ausschließlich, ob eine Beschreibung passt. So kann niemand fremde Kopfhörer abholen, indem er sich anhand einer öffentlichen Fundliste eine passende Geschichte zurechtlegt.
Passt die Beschreibung, geht automatisch eine E-Mail mit QR-Code, Abholadresse und den Zeiten raus, zu denen die Ausgabe besetzt ist. Am Empfang scannt Ihr Team den Code, bestätigt die Ausgabe, und der Vorgang ist ohne Notizzettel dokumentiert.
Gibt es keinen Treffer, legt das System einen Suchagenten an. Er prüft bis zu zwei Monate lang jedes neu eingetragene Fundstück gegen die Beschreibung und meldet sich per E-Mail, sobald der Gegenstand doch noch auftaucht, etwa wenn ein Dauerspind geräumt wird.
Ihre Fundmitarbeiter tragen ein, was beim Kontrollgang oder beim Aufräumen liegen bleibt: Kategorie, kurze Beschreibung, Fundort wie Damenumkleide, Kursraum 2, Sauna oder Freihantelbereich. Pro Gegenstand dauert das rund eine halbe Minute und ersetzt die ungeordnete Kiste hinter der Theke.
Das Widget liegt auf Ihrer Website und lässt sich aus der Mitglieder-App, dem Newsletter oder einem Aushang mit QR-Code in der Umkleide verlinken. Das Mitglied beschreibt den Verlust, die KI fragt nach Details wie Farbe, Marke, Größe oder Inhalt der Sporttasche.
Bei einer Übereinstimmung kommt automatisch die E-Mail mit QR-Code, Adresse und Ausgabezeiten. Das Mitglied nimmt den Gegenstand beim nächsten Training mit, und niemand wird mehr während eines Beratungsgesprächs an die Fundkiste gerufen.
Ohne Treffer arbeitet der Suchagent im Hintergrund und prüft jeden neuen Eintrag. Was niemand abholt, läuft nach Ihren hinterlegten Fristen automatisiert aus, inklusive Löschung der zugehörigen Daten, sodass Sie für Spende oder Entsorgung eine klare Grundlage haben.
In Umkleiden bleiben nicht nur Handtücher liegen, sondern auch Smartphones mit Kontaktdaten, Mitgliedsausweise, Bankkarten, Wohnungsschlüssel und gelegentlich Medikamente. Lost Found Bot ist so gebaut, dass diese Daten nicht in privaten Chatgruppen, Notizbüchern oder auf den Handys Ihrer Trainer landen.
„Die Fundkiste war bei uns ein Dauerthema am Empfang, besonders nach der Spindräumung. Heute tragen die Kolleginnen die Sachen beim Rundgang ein, die Mitglieder klären das über das Widget und kommen mit dem QR-Code vorbei. Wir werden deutlich seltener aus Gesprächen herausgerissen.“
Gerade dann. Die Suche läuft komplett über das Widget auf Ihrer Website, unabhängig von Ihren Servicezeiten. Ihr Team ist nur an zwei Stellen beteiligt: beim Eintragen der Fundstücke und bei der Ausgabe gegen QR-Code. In Häusern mit Zugangskarte und personalfreien Zeiten fällt dadurch der größte Teil der bisherigen Rückrufe weg.
Sie tragen die Gegenstände nach der Räumung gesammelt ein. Alle Suchanfragen, die in den Wochen davor ohne Treffer geblieben sind, werden vom Suchagenten automatisch gegen die neuen Einträge geprüft. Mitglieder, deren Beschreibung passt, bekommen ohne weiteres Zutun eine E-Mail, statt dass jemand alte Notizen durchgehen muss.
Der Nutzen liegt weniger im einzelnen Gegenstand als in der Zeit am Empfang. Genau diese Massenartikel erzeugen die meisten Rückfragen, weil zwanzig ähnliche Flaschen in der Kiste liegen. Über gezielte Rückfragen der KI zu Farbe, Größe, Verschluss oder Aufkleber wird die Zuordnung eindeutig, ohne dass jemand die Kiste durchsucht.
Nein. Der Bot beantwortet keine Fragen wie "welche Kopfhörer habt ihr gefunden". Er nimmt eine Beschreibung entgegen, stellt Rückfragen und meldet nur zurück, ob es eine Übereinstimmung gibt. Details zum Fundstück sehen ausschließlich Ihre Mitarbeiter im internen Bereich.
Sie testen 30 Tage kostenlos mit bis zu 20 Fundgegenständen und ohne Kreditkarte. Das einfache Formular-Widget ist in allen Plänen enthalten, der volle KI-Chatbot ab dem Grow-Plan. Ein Monat mit normalem Trainingsbetrieb reicht in der Regel aus, um den Unterschied zur bisherigen Handhabung zu beurteilen.
30 Tage kostenlos testen, bis zu 20 Fundgegenstände, keine Kreditkarte nötig. Einrichtung an einem Vormittag, danach laufen Anfragen und Abholungen automatisch.
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