Für Hotels und Beherbergung
Im Zimmer vergessen, ohne Mehraufwand zurück zum Gast
Ladekabel im Nachttisch, Schmuck im Zimmersafe, eine Jacke im Schrank: Nach jeder Abreise bleibt etwas liegen. LostFoundBot nimmt die Suchanfragen Ihrer Gäste über Ihre Website entgegen und gleicht sie automatisch mit Ihren Fundstücken ab, ab dem Tarif Grow auch mehrsprachig. So springt die Rezeption nicht mehr zwischen Check-in und Excel-Liste hin und her.
Ohne Kreditkarte. Bis zu 20 Fundstücke inklusive.
Ausgangslage
Die tägliche Realität: Hotels & Beherbergung
Die Übergabekette reißt zwischen Etage und Empfang
Das Housekeeping findet beim Zimmercheck ein Ladekabel, gibt es an der Rezeption ab, dort wandert es in eine Schublade und in eine Excel-Liste, die drei Kollegen unterschiedlich pflegen. Wer in der Spätschicht sucht, weiß weder, ob der Fund aus 214 oder 241 stammt, noch ob er schon zugeordnet wurde.
Anfragen kommen in vielen Sprachen und über viele Kanäle
Der Gast schreibt nach der Abreise per E-Mail, über das Nachrichtensystem des Buchungsportals, ruft an oder meldet sich über das Kontaktformular, oft auf Englisch, Italienisch oder Spanisch. Jede Anfrage bedeutet Übersetzen, Rückfragen zu Zimmernummer und Aufenthaltsdatum und eine erneute Suche in der Schublade.
Versand kostet mehr Zeit als der Gegenstand wert ist
Adresse erfragen, Verpackung suchen, Sendung frankieren, bei Auslandsversand Zolldokumente ausfüllen und danach nachhalten, ob das Paket ankam. Für ein Netzteil im Wert von 15 Euro entsteht so ein Vorgang, der die Rezeption über mehrere Schichten hinweg beschäftigt.
Unbeantwortete Anfragen landen in der Bewertung
Ein Gast, der zwei Wochen auf eine Rückmeldung zu seinem Ehering wartet, schreibt das in die Bewertung auf dem Buchungsportal oder bei Google. Der Aufenthalt selbst war einwandfrei, sichtbar bleibt trotzdem der Satz über die Fundsache, die nie beantwortet wurde.
Aufwand
Wo der Aufwand heute entsteht
Der Aufwand entsteht nicht beim Einsammeln, sondern in allem, was danach kommt: in Rückfragen zu Zimmernummer und Aufenthaltsdatum, in Übergaben zwischen Schichten und in Suchvorgängen im Fundsachenlager. Dazu kommt der Teil der Gegenstände, der nie abgeholt wird, weil Gäste gar nicht wissen, dass ihr Ladegerät noch im Haus liegt, und die Unsicherheit, wie lange man Schmuck, Ausweise oder Kleidung überhaupt aufbewahren darf. Rechnet man die Stunden von Rezeption und Housekeeping mit dem üblichen Stundensatz, ist die manuelle Fundsachenverwaltung eine dauerhafte Nebenkostenstelle, die in keinem Budget auftaucht.
Lösung
So unterstützt LostFoundBot
Suche auf Ihrer Hotelwebsite, rund um die Uhr
Der Gast beschreibt seinen Verlust in eigenen Worten, etwa "schwarzes USB-C-Netzteil, Aufenthalt vom 3. bis 5. Mai, Zimmer im dritten Stock". Das Widget gleicht die Angaben im Hintergrund mit Ihren erfassten Fundstücken ab, auch dann, wenn der Empfang gerade den Check-in einer Reisegruppe abwickelt. Ab dem Tarif Grow stellt der KI-Such-Assistent zusätzlich offene Rückfragen, etwa nach Farbe oder Marke.
Abgleichen statt veröffentlichen
Das Widget gibt niemals Daten zu einem Fundstück preis. Es prüft ausschließlich, ob eine Beschreibung passen könnte. Gerade bei Schmuck aus dem Zimmersafe oder hochwertiger Elektronik verhindert das, dass jemand ein fremdes Fundstück beansprucht, weil er aus einer Liste die passende Beschreibung abgelesen hat. Vor jeder Ausgabe prüft Ihr Team die Abholanfrage.
QR-Abholcode mit Adresse und Abholzeiten
Bei einer möglichen Übereinstimmung erhält der Gast eine E-Mail mit QR-Abholcode, Abholadresse und Ihren Ausgabezeiten. Ihr Team prüft die Abholanfrage und gibt sie frei. An der Rezeption wird der Code gescannt und die Ausgabe bestätigt, dokumentiert und ohne handschriftliche Quittung im Übergabebuch.
Suchagent für alles, was erst später auftaucht
Ist der Gegenstand noch nicht erfasst, kann die suchende Person einen Suchagenten einrichten. Er prüft bis zu zwei Monate lang neue und bereits erfasste Fundstücke gegen die Beschreibung, etwa wenn die Jacke beim Grundreinigen des Zimmers doch noch hinter dem Schrank auftaucht. Passt ein Fundstück eindeutig, geht der Abholcode automatisch per E-Mail hinaus; andere mögliche Treffer legt LostFoundBot Ihrem Team zur Prüfung vor.
Ablauf
Vom Fund zur Rückgabe
Schritt 01
Housekeeping meldet, Rezeption erfasst
Was beim Zimmercheck liegen bleibt, wird mit Kategorie, kurzer Beschreibung, Fundort wie Zimmernummer, Bad oder Frühstücksraum und optional einem Foto eingetragen. Das ersetzt die parallel geführten Listen und Zettel an der Rezeption.
Schritt 02
Gast sucht selbst, auch nach der Abreise
Das Widget liegt auf Ihrer Website, die Seite lässt sich aus der Abreise-E-Mail, der Bestätigungsmail oder der Antwort im Buchungsportal verlinken. Der Gast beschreibt seinen Verlust, das System gleicht die Angaben ab. Ab dem Tarif Grow fragt der KI-Such-Assistent offen nach Merkmalen wie Farbe, Marke oder Zeitraum, und Gäste können in einer der von Ihnen aktivierten Sprachen suchen.
Schritt 03
Mögliche Übereinstimmung: Abholung oder Versand vorbereiten
Passt die Beschreibung zu einem Fundstück, erhält der Gast eine E-Mail mit QR-Abholcode, Adresse und Abholzeiten, und Ihr Team prüft die Anfrage und gibt sie frei. Wer ohnehin in der Region ist, holt selbst ab. Für alle anderen ist die Zuordnung geprüft, bevor Ihr Team das Paket packt.
Schritt 04
Kein Treffer: Suchagent übernimmt
Hat die suchende Person einen Suchagenten eingerichtet, prüft er im Hintergrund jedes neu eingetragene Fundstück. Bis etwas passt, erhält die suchende Person kurze Zwischenstände per E-Mail, die Sie abschalten können. Gegenstände, die niemand abholt, bleiben mit Funddatum und Status im Bestand.
Datenschutz
Datenschutz für das, was Gäste im Zimmer zurücklassen
Fundsachen aus Hotelzimmern sind selten harmlos: Ausweise, Medikamente, Ladegeräte mit angeschlossenen Geräten, Schmuck aus dem Safe, gelegentlich auch Unterlagen. LostFoundBot ist so gebaut, dass diese Angaben nicht in privaten Handys, WhatsApp-Gruppen des Housekeepings oder ungeschützten Tabellen landen.
- Betrieb in Frankfurt: Anwendung und Datenbank laufen dort, Zahlungen wickelt Mollie ab. Für die KI-Funktionen werden Beschreibungen und Fotos an einen externen KI-Dienst übermittelt.
- Das Such-Widget gleicht nur Beschreibungen ab und gibt weder Angaben zu Fundstücken noch zu anderen Suchenden heraus.
- Getrennte Rollen: Fundmitarbeiter erfassen und geben aus, Admins verwalten Einstellungen, Branding und Team.
- Suchaufträge enden automatisch nach 60 Tagen, Abholanfragen, die Ihr Team nicht innerhalb von 30 Tagen freigibt, verfallen.
Häufige Fragen
Was Betriebe in dieser Branche wissen wollen
Wie kommt ein im Zimmer vergessener Gegenstand ins System?
Das Housekeeping gibt den Fund wie bisher an der Rezeption ab, dort wird er im System erfasst: Kategorie, kurze Beschreibung, Fundort mit Zimmernummer, optional ein Foto. Sie können auch gesammelt nach dem Abreiseblock am Vormittag erfassen statt einzeln über den Tag verteilt.
Können Fremde über das Widget herausfinden, was bei uns liegt?
Nein. Das Widget beantwortet keine Fragen wie "welche Uhren habt ihr gefunden". Es nimmt eine Beschreibung entgegen und meldet ausschließlich zurück, ob eine mögliche Übereinstimmung vorliegt. Erst nach einer möglichen Übereinstimmung erhält die suchende Person per E-Mail höchstens eine Kurzbeschreibung aus Titel, Farbe und Kategorie sowie das Funddatum, nie ein Foto, die vollständige Beschreibung oder den Fundort. Bei Wertsachen aus dem Zimmersafe ist das der entscheidende Unterschied zu einer öffentlichen Fundliste.
Unsere Gäste kommen aus vielen Ländern. Funktioniert das mehrsprachig?
Ab dem Tarif Grow sind Widget und E-Mails mehrsprachig: im Grow-Tarif bis zu drei Sprachen, im Enterprise-Tarif alle verfügbaren. Welche Sprachen aktiv sind, legen Sie in den Organisationseinstellungen fest. Deutsch und Englisch sind mit Standardtexten vorbereitet, weitere Sprachen übersetzen Sie im Texteditor selbst. Gäste suchen dann in einer der aktivierten Sprachen und erhalten die Abholinformationen in derselben Sprache. Das erspart Ihrer Rezeption einen Teil der Übersetzungsarbeit.
Wir versenden viele Fundsachen. Ändert sich daran etwas?
Der Versand bleibt Ihr Prozess, ein großer Teil der Vorarbeit ist aber bereits erledigt. Abgleich und Freigabe durch Ihr Team sind abgeschlossen, bevor das Paket gepackt wird, und die E-Mail-Adresse des Gasts liegt bereits im Vorgang. Manche Sendung fällt ganz weg, weil Gäste mit QR-Code und Abholzeiten selbst abholen oder die Abholung durch Bekannte organisieren.
Was kostet der Einstieg und was ist im Test enthalten?
Sie können 30 Tage kostenlos testen, mit bis zu 20 Fundgegenständen und ohne Kreditkarte. Das Such-Formular mit Abgleich und Suchagent ist in jedem Tarif enthalten, der KI-Such-Assistent mit offenen Rückfragen ab dem Tarif Grow und im Test. Ein normaler Abreisemonat reicht in der Regel aus, um zu sehen, wie viele Anfragen das Widget ohne Zutun der Rezeption beantwortet.
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Nächster Schritt
Fundsachen aus dem Abreiseblock ohne Nacharbeit am Empfang
30 Tage kostenlos testen, bis zu 20 Fundgegenstände, keine Kreditkarte nötig. Suchanfragen nimmt das Widget rund um die Uhr entgegen, die Abholung gibt Ihr Team frei und bestätigt sie an der Rezeption per QR-Scan.