Für Stadien und Arenen
Fundsachen nach Spieltag und Konzert ohne Warteschlange am Montag
An einem einzigen Abend bleiben in Block, Foyer, Sanitärbereich und auf den Parkflächen zahlreiche Gegenstände liegen. LostFoundBot nimmt die Suchanfragen Ihrer Besucher über Ihre Website entgegen, gleicht sie automatisch mit Ihren erfassten Fundstücken ab und bereitet die Abholung vor, ohne dass die Geschäftsstelle zum Callcenter wird.
Ohne Kreditkarte. Bis zu 20 Fundstücke inklusive.
Ausgangslage
Die tägliche Realität: Stadien & Veranstaltungsorte
Spitzenlast an einem einzigen Abend
Zwischen Abpfiff und Reinigungsschluss kommen Jacken, Schals, Rucksäcke, Trinkflaschen, Schlüssel, Brillen und Smartphones aus allen Blöcken gleichzeitig zusammen. Was in einer normalen Woche über Tage anfällt, entsteht bei Ihnen innerhalb weniger Stunden und liegt am nächsten Morgen als Berg im Lagerraum.
Wechselnde und ehrenamtliche Helfer
Ordnungsdienst, Reinigung und Helferinnen aus dem Verein sind je Veranstaltung anders besetzt. Wer am Samstag eine Tasche in den Karton gelegt hat, ist am Dienstag nicht mehr im Haus, und die Notiz auf dem Zettel lässt sich niemandem mehr zuordnen.
Besucher reisen weit an
Gästefans und Konzertbesucher kommen aus mehreren Hundert Kilometern Entfernung. Für sie ist ein zweiter Weg zur Geschäftsstelle keine Option, und ohne verlässliche Auskunft entsteht schnell eine Kette aus Telefonaten, E-Mails und Nachrichten über die Social-Media-Kanäle des Vereins.
Saisonbetrieb mit langen Lücken
Zwischen zwei Heimspielen oder in der Sommerpause ist die Ausgabe oft nur eingeschränkt besetzt. Anfragen laufen trotzdem weiter auf, und Fundstücke aus dem letzten Konzert liegen bis zur nächsten Veranstaltung ohne Zuordnung im Regal.
Aufwand
Wo der Aufwand heute entsteht
Der eigentliche Aufwand entsteht nicht beim Einsammeln, sondern in den Tagen danach: in Anfragen über fünf Kanäle, in Suchgängen durch Kartons und in Übergaben zwischen Dienstleistern, die sich nie begegnen. Dazu kommt Lagerfläche, die während der Saison dauerhaft belegt bleibt, und die offene Frage, wie lange Ausweise, Karten und Elektronik überhaupt aufbewahrt werden dürfen. Rechnet man die Stunden von Geschäftsstelle, Ordnungsdienst und Ehrenamt zusammen, entsteht pro Saison ein Aufwand, der in keiner Planung auftaucht.
Lösung
So unterstützt LostFoundBot
Suche auf Ihrer Vereins- oder Arena-Website
Der Suchende beschreibt seinen Gegenstand in eigenen Worten, etwa "dunkelblauer Schal mit gelben Streifen, Block D, Oberrang". Das Widget gleicht die Angaben im Hintergrund mit Ihren erfassten Fundstücken ab, auch nachts nach dem Spiel und am Sonntag. Ab dem Tarif Grow stellt der KI-Such-Assistent zusätzlich offene Rückfragen, etwa nach Farbe, Marke oder Inhalt.
Abgleichen statt veröffentlichen
Das Widget gibt niemals Daten zu einem Fundstück preis. Es prüft ausschließlich, ob eine Beschreibung passen könnte. Gerade bei vielen ähnlichen Gegenständen wie schwarzen Jacken, Trikots oder Smartphones verhindert das, dass jemand über eine öffentliche Liste an fremdes Eigentum kommt.
QR-Abholcode mit Adresse und Abholzeiten
Bei einer möglichen Übereinstimmung erhält der Besucher eine E-Mail mit QR-Abholcode, Abholadresse und Ihren Ausgabezeiten. Wer weit anreist, kann die Abholung mit dem nächsten Heimspiel verbinden. Ihr Team prüft die Abholanfrage, gibt sie frei und schließt den Vorgang an der Ausgabe per QR-Scan dokumentiert ab.
Suchagent über die Veranstaltungslücke hinweg
Ist ein Gegenstand noch nicht erfasst, kann die suchende Person einen Suchagenten einrichten. Er prüft bis zu zwei Monate lang jedes neu eingetragene Fundstück gegen die Beschreibung, etwa wenn die Tasche beim Nachräumen der Ränge oder aus dem Catering-Bereich auftaucht. Passt es eindeutig, geht der Abholcode automatisch per E-Mail hinaus; andere mögliche Treffer legt LostFoundBot Ihrem Team zur Prüfung vor.
Ablauf
Vom Fund zur Rückgabe
Schritt 01
Beim Nachräumen erfassen
Ordnungsdienst und Reinigung tragen die Fundstücke direkt nach der Veranstaltung ein: Kategorie, kurze Beschreibung, Fundort wie Block, Tribüne, Foyer oder Parkplatz. Mehrere Fundmitarbeiter können parallel erfassen, sodass der Berg vom Vorabend in einem Durchgang abgearbeitet ist.
Schritt 02
Besucher sucht selbst
Das Widget liegt auf Ihrer Website, die Seite lässt sich aus dem Newsletter, den Social-Media-Kanälen und der Ticket-Bestätigung verlinken. Der Besucher beschreibt seinen Verlust, etwa mit Block oder Sitzplatz, und das System gleicht die Angaben ab. Ab dem Tarif Grow fragt der KI-Such-Assistent offen nach Merkmalen wie Farbe, Marke oder Inhalt.
Schritt 03
Mögliche Übereinstimmung: Abholung planen
Passt die Beschreibung zu einem Fundstück, erhält der Besucher eine E-Mail mit QR-Abholcode, Adresse und Abholzeiten, und Ihr Team gibt die Anfrage frei. Der Besucher sieht sofort, wann die Ausgabe besetzt ist, und Ihre Geschäftsstelle muss den Termin nicht einzeln abstimmen.
Schritt 04
Kein Treffer: Suchagent übernimmt
Hat die suchende Person einen Suchagenten eingerichtet, prüft er im Hintergrund jedes neue Fundstück der folgenden Veranstaltungen. Bis etwas passt, erhält die suchende Person kurze Zwischenstände per E-Mail, die Sie abschalten können. Nicht abgeholte Gegenstände bleiben mit Funddatum und Status im Bestand, damit Sie Ihre Aufbewahrungsfristen im Blick behalten.
Datenschutz
Datenschutz bei wechselndem Personal
In Fundsachen stecken sensible Daten: Ausweise, Smartphones mit Kontaktdaten, Bankkarten, Medikamente, personalisierte Dauerkarten. Bei Dienstleistern und ehrenamtlichen Helfern, die je Veranstaltung wechseln, ist entscheidend, dass diese Daten nicht in privaten Chatgruppen, Notizbüchern oder Handys landen.
- Betrieb in Frankfurt: Anwendung und Datenbank laufen dort, Zahlungen wickelt Mollie ab. Für die KI-Funktionen werden Beschreibungen und Fotos an einen externen KI-Dienst übermittelt.
- Das Such-Widget gleicht nur Beschreibungen ab und gibt weder Angaben zu Fundstücken noch zu anderen Suchenden heraus.
- Getrennte Rollen: Fundmitarbeiter erfassen und geben aus, Admins verwalten Einstellungen, Branding und Team.
- Suchaufträge enden automatisch nach 60 Tagen, Abholanfragen, die Ihr Team nicht innerhalb von 30 Tagen freigibt, verfallen.
Häufige Fragen
Was Betriebe in dieser Branche wissen wollen
Wie bekommen wir die Fundstücke nach einem Spieltag schnell erfasst?
Ein Fundstück besteht aus Titel, Kategorie, kurzer Beschreibung, Funddatum, Fundort und optional einem Foto. Sie legen mehrere Fundmitarbeiter-Zugänge an, wie viele, hängt vom Tarif ab, im Enterprise-Tarif gibt es keine Obergrenze. So erfassen mehrere Personen gleichzeitig, etwa je Tribüne oder je Reinigungsteam. Sie müssen nicht in der Nacht erfassen, sondern können gesammelt am Folgetag beim Sortieren eintragen.
Können Fremde über das Widget herausfinden, was bei uns liegt?
Nein. Das Widget beantwortet keine Fragen wie "welche Smartphones habt ihr gefunden". Es nimmt eine Beschreibung entgegen und meldet ausschließlich zurück, ob eine mögliche Übereinstimmung vorliegt. Auch nach einer möglichen Übereinstimmung erhält die suchende Person per E-Mail höchstens Titel, Farbe, Kategorie und Funddatum, kein Foto, keine vollständige Beschreibung und keinen Fundort.
Unsere Helfer wechseln ständig. Wie hoch ist der Einarbeitungsaufwand?
Für die Erfassung gibt es eine eigene Rolle mit reduziertem Funktionsumfang: eintragen und ausgeben, mehr nicht. Die Maske ist auf wenige Felder beschränkt und lässt sich mobil bedienen, sodass eine kurze Einweisung vor der Veranstaltung genügt. Einstellungen, Branding und Teamverwaltung bleiben Ihren Admins vorbehalten.
Viele Gästefans und Konzertbesucher können nicht noch einmal anreisen. Hilft das trotzdem?
Ja, in zwei Punkten. Erstens erfährt der Besucher überhaupt, ob seine Beschreibung zu einem erfassten Fundstück passen könnte, statt nur zu raten. Zweitens enthält die E-Mail Adresse und Abholzeiten, sodass sich die Abholung mit dem nächsten Besuch verbinden lässt. Ob Sie zusätzlich einen Versand anbieten, entscheiden Sie weiterhin selbst, die Zuordnung ist dann bereits abgeglichen, von Ihrem Team freigegeben und dokumentiert.
Was kostet der Einstieg und was ist im Test enthalten?
Sie können 30 Tage kostenlos testen, mit bis zu 20 Fundgegenständen und ohne Kreditkarte. Das Such-Formular mit Abgleich und Suchagent ist in jedem Tarif enthalten, der KI-Such-Assistent mit offenen Rückfragen ab dem Tarif Grow und im Test. Ab dem Tarif Grow sind Widget und E-Mails mehrsprachig, im Grow-Tarif mit bis zu drei Sprachen. Deutsch und Englisch sind mit Standardtexten vorbereitet, weitere Sprachen übersetzen Sie im Texteditor selbst. Bei internationalen Gästen spart das Ihrem Team einen Teil der Übersetzungsarbeit.
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Nächster Schritt
Der nächste Spieltag ohne Fundsachen-Nacharbeit
30 Tage kostenlos testen, bis zu 20 Fundgegenstände, keine Kreditkarte nötig. Suchanfragen nimmt das Widget rund um die Uhr entgegen, die Abholung gibt Ihr Team frei und bestätigt sie an der Ausgabe per QR-Scan.