Für Universitäten und Hochschulen
Fundsachen vom ganzen Campus an einer Stelle verwalten
Vom Fahrradschlüssel im Seminarraum bis zum Notebook in der Bibliothek: LostFoundBot nimmt Verlustmeldungen von Studierenden rund um die Uhr entgegen, gleicht sie automatisch mit Ihren Fundstücken ab und entlastet Pforten, Bibliothek und Hausverwaltung. Suchende sehen erst nach einer möglichen Übereinstimmung eine Kurzbeschreibung, nie ein Foto oder den Fundort.
Ohne Kreditkarte. Bis zu 20 Fundstücke inklusive.
Ausgangslage
Die tägliche Realität: Universitäten & Hochschulen
Jedes Gebäude führt seine eigene Liste
Die Pforte im Hörsaalzentrum hat eine Schublade, die Bibliothek eine Kiste an der Ausleihe, das Institutsgebäude einen Karton im Sekretariat, die Mensa ein Regal hinter der Kasse. Geführt wird das je nach Standort auf Papier, in Outlook oder gar nicht. Wer einen Schlüsselbund sucht, muss vier Stellen einzeln abklappern, und niemand kann sagen, ob eine davon schon geprüft wurde.
Öffnungszeiten passen nicht zum Stundenplan
Die Fundsachenausgabe ist dienstags und donnerstags von 9 bis 12 Uhr besetzt, also genau dann, wenn Vorlesungen laufen. Wer abends nach der Lerngruppe merkt, dass das Notizbuch fehlt, findet auf der Website eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse, die frühestens am nächsten Werktag jemand liest. Ein Teil der Suchenden meldet sich deshalb gar nicht erst.
Semesterrhythmus erzeugt Spitzen und lange Liegezeiten
In den ersten Vorlesungswochen und in der Prüfungsphase steigt das Fundaufkommen spürbar an, danach fällt es fast auf null. Zwischen Fund und Nachfrage liegen oft Wochen, weil Studierende erst in den Semesterferien merken, dass der Zweitschlüssel fehlt. Bis dahin sind Schichten gewechselt, Hilfskräfte ausgeschieden und die handschriftliche Notiz ist nicht mehr zuzuordnen.
Hochwertige Geräte und fremde Daten in der Schublade
Notebooks, Tablets, Kopfhörer und Studierendenausweise sind der Alltag jeder Hochschulpforte. Bei Geräten geht es um viel Geld, bei Ausweisen, Kalendern und Mitschriften um personenbezogene Daten Dritter, die Sie unbeaufsichtigt aufbewahren. Fehlt eine saubere Dokumentation von Annahme und Ausgabe, steht im Streitfall Aussage gegen Aussage.
Aufwand
Wo der Aufwand heute entsteht
Der Aufwand steckt nicht im Aufbewahren, sondern im Suchen, Nachfragen und Zurückrufen zwischen Gebäuden, die nichts voneinander wissen. Gleichzeitig wächst der Bestand, weil Studierende gar nicht erst nachfragen und Fundstücke bis zur nächsten Entrümpelung liegen bleiben.
Lösung
So unterstützt LostFoundBot
Self-Service statt Sprechzeiten
Das Widget liegt auf Ihrer Website oder im Campus-Portal und nimmt Verlustmeldungen rund um die Uhr entgegen, auch abends und in der vorlesungsfreien Zeit, und prüft sie im Hintergrund gegen alle erfassten Fundstücke. Ab dem Tarif Grow fragt der KI-Such-Assistent zusätzlich offen nach Merkmalen wie Marke, Farbe, Ort und Zeitraum. Kein Anruf, keine Öffnungszeit, keine E-Mail, die drei Tage liegen bleibt.
Das Widget gleicht ab, es verrät nichts
Das Widget gibt keine Fundstück-Daten heraus. Es meldet ausschließlich, ob die Beschreibung der suchenden Person zu einem vorhandenen Eintrag passen könnte. Nur bei einer möglichen Übereinstimmung folgt per E-Mail höchstens eine Kurzbeschreibung, nie ein Foto oder der Fundort. Wer auf gut Glück nach einem Notebook fragt, bekommt keine Bestätigung, sondern wird um genauere Angaben gebeten. Auch die riskante Auskunft an der Pforte, dass ein Studierendenausweis auf einen bestimmten Namen dort liegt, ist damit nicht mehr nötig.
Suchagent über die Semesterferien hinweg
Zwischen Verlust und Fund liegen an Hochschulen oft Wochen, etwa wenn ein Seminarraum erst zur Grundreinigung ausgeräumt wird. Findet der Abgleich nichts, kann die suchende Person einen Suchagenten einrichten. Er läuft bis zu zwei Monate und prüft jeden neu erfassten Fundgegenstand automatisch gegen die offene Meldung. Passt etwas eindeutig, geht die E-Mail mit Abholcode von selbst raus, ohne dass jemand eine Liste durchgehen muss; andere mögliche Treffer legt LostFoundBot Ihrem Team zur Prüfung vor. Bis etwas passt, erhält die suchende Person kurze Zwischenstände per E-Mail, die Sie abschalten können.
Ein Bestand über alle Gebäude
Pforten, Bibliothek, Mensa, Sportzentrum und Institutssekretariate tragen in denselben Bestand ein, jeweils mit Fundort, Datum und Foto. Fundmitarbeitende erfassen und geben aus, Admins verwalten Einstellungen, Branding und Team. Damit bleibt sichtbar, wo ein Gegenstand physisch liegt, auch wenn die Anfrage an einem ganz anderen Standort eingeht.
Ablauf
Vom Fund zur Rückgabe
Schritt 01
Fundstück am Fundort erfassen
Wer nach der Vorlesung einen Schlüsselbund im Hörsaal einsammelt, legt ihn am vereinbarten Sammelpunkt ab und erfasst ihn direkt: Kategorie, kurze Beschreibung, Gebäude und Raum, Foto. Kein Zettel am Beutel, keine Excel-Datei pro Standort, keine Übergabe an die nächste Schicht.
Schritt 02
Studierende melden den Verlust selbst
Über das Widget auf Ihrer Website beschreiben Suchende, was sie vermissen, etwa den Aufkleber auf dem Laptopdeckel oder den Hörsaal, in dem sie zuletzt gearbeitet haben. Der Abgleich läuft sofort im Hintergrund. Ab dem Tarif Grow fragt der KI-Such-Assistent offen nach weiteren Merkmalen.
Schritt 03
Mögliche Übereinstimmung: Abholung vorbereiten
Passt die Beschreibung zu einem Eintrag, erhält die suchende Person eine E-Mail mit QR-Abholcode, Abholadresse und Abholzeiten, und Ihr Team prüft die Abholanfrage und gibt sie frei. Damit steht auch gleich fest, wo abgeholt wird, statt dass jemand über den halben Campus zur falschen Pforte läuft.
Schritt 04
Ausgabe scannen und dokumentieren
Bei der Abholung scannen Ihre Beschäftigten den QR-Code, prüfen die Angaben vor Ort, nach Ihrer Hausregel auch den Studierenden- oder Personalausweis, und schließen den Vorgang ab. Damit ist dokumentiert, wann welcher Gegenstand auf welche Anfrage ausgegeben wurde und wer ihn ausgehändigt hat. Nicht abgeholte Fundstücke bleiben mit Funddatum und Status im Bestand.
Datenschutz
Datenschutz für Meldungen von Studierenden und Gästen
In einer Fundsachenverwaltung an der Hochschule sammeln sich Verlustmeldungen mit Kontaktdaten von Studierenden und Fundstücke, die selbst personenbezogene Daten enthalten, etwa Ausweise, Kalender oder Mitschriften. LostFoundBot ist so gebaut, dass Suchende davon so wenig wie möglich sehen: Das Such-Widget gibt keine Fundstück-Informationen preis, und nach einer möglichen Übereinstimmung erhält die suchende Person höchstens Titel, Farbe, Kategorie und Funddatum, nie ein Foto, die vollständige Beschreibung oder den Fundort. Namen aus Ausweisen gehören deshalb nicht in den Titel. Zugriffe im Team sind nach Rollen getrennt.
- Das Such-Widget nennt niemals Fundstück-Details, sondern meldet nur, ob eine Beschreibung zu einem Eintrag passen könnte.
- Betrieb in Frankfurt: Anwendung und Datenbank laufen dort, Zahlungen wickelt Mollie ab. Für die KI-Funktionen werden Beschreibungen und Fotos an einen externen KI-Dienst übermittelt.
- Rollen- und Rechtetrennung: Fundmitarbeitende erfassen und geben aus, Admins verwalten Einstellungen, Branding und Team.
- Suchaufträge enden automatisch nach 60 Tagen, Abholanfragen, die Ihr Team nicht innerhalb von 30 Tagen freigibt, verfallen.
Häufige Fragen
Was Betriebe in dieser Branche wissen wollen
Müssen sich Studierende mit dem Hochschulaccount anmelden, um etwas zu melden?
Nein. Das Widget liegt öffentlich auf Ihrer Website, eine Verlustmeldung braucht nur eine Beschreibung und eine E-Mail-Adresse für die Benachrichtigung. Das ist bewusst niederschwellig, weil auch Gäste, Tagungsteilnehmende, Handwerker oder Bewerberinnen etwas auf dem Campus liegen lassen. Ihre Beschäftigten arbeiten dagegen mit persönlichen Zugängen und klar getrennten Rollen.
Wir haben viele Gebäude mit eigenen Pförtnerlogen. Wie funktioniert das dezentral?
Jede Stelle trägt ihre Fundstücke mit Fundort in denselben Bestand ein, arbeitet aber weiter dort, wo sie sitzt. Der Abgleich läuft über den gesamten Bestand, sodass eine Anfrage aus der Bibliothek auch ein Fundstück aus dem Hörsaalzentrum findet. Die Abholmail nennt die Abholadresse und Abholzeiten, die Sie in den Einstellungen hinterlegen, etwa die einer zentralen Ausgabestelle. Im Bestand sieht Ihr Team, wo der Gegenstand liegt, und kann ihn vor der Abholung dorthin bringen.
Kann jemand über das Widget herausfinden, was bei uns alles abgegeben wurde?
Nein. Das Widget gibt zu keinem Zeitpunkt Fundstück-Daten heraus, sondern prüft nur, ob eine Beschreibung zu einem erfassten Eintrag passen könnte. Wer ins Blaue hinein nach einem MacBook fragt, bekommt keine Bestätigung. Eine mögliche Übereinstimmung meldet das Widget erst, wenn mehrere Merkmale der Beschreibung zum Eintrag passen und keines widerspricht. Danach erhält die suchende Person per E-Mail höchstens eine Kurzbeschreibung aus Titel, Farbe und Kategorie sowie das Funddatum, nie ein Foto, die vollständige Beschreibung oder den Fundort. Vor der Übergabe prüft Ihr Team die Angaben der abholenden Person vor Ort.
Was passiert mit Fundsachen, nach denen erst in den Semesterferien gefragt wird?
Ein Fundstück bleibt im Bestand, bis Ihr Team es ausgibt oder archiviert, etwa nach Ablauf Ihrer Aufbewahrungsfrist. Von selbst verfällt es nicht. Kommt eine Meldung ins Leere und richtet die suchende Person einen Suchagenten ein, prüft er bis zu zwei Monate lang jeden neu erfassten Fundgegenstand automatisch gegen diese Meldung. Wird der Raum also erst zur Grundreinigung ausgeräumt und passt ein Fundstück eindeutig, erhält die suchende Person trotzdem automatisch den Abholcode per E-Mail; andere mögliche Treffer prüft zuerst Ihr Team.
Funktioniert das auch für internationale Studierende?
Ab dem Tarif Grow sind Widget und E-Mails mehrsprachig: im Grow-Tarif bis zu drei Sprachen, im Enterprise-Tarif alle verfügbaren. Welche Sprachen aktiv sind, legen Sie in den Organisationseinstellungen fest. Deutsch und Englisch sind mit Standardtexten vorbereitet, weitere Sprachen übersetzen Sie im Texteditor selbst. Bei Erasmus-Studierenden, internationalen Masterprogrammen und Tagungsgästen senkt das die Hürde, überhaupt eine Meldung abzugeben. Das Such-Formular mit Abgleich und Suchagent ist in jedem Tarif enthalten, der KI-Such-Assistent mit offenen Rückfragen ab dem Tarif Grow und im Test.
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Nächster Schritt
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