Vom Fahrradschlüssel im Seminarraum bis zum Notebook in der Bibliothek: Lost Found Bot nimmt Verlustmeldungen von Studierenden rund um die Uhr entgegen, gleicht sie im Hintergrund mit Ihren Fundstücken ab und entlastet Pforten, Bibliothek und Hausverwaltung. Ohne dass ein einziges Fundstück-Detail nach außen gelangt.
Bis zu 20 Fundgegenstände · keine Kreditkarte nötig
Die Pforte im Hörsaalzentrum hat eine Schublade, die Bibliothek eine Kiste an der Ausleihe, das Institutsgebäude einen Karton im Sekretariat, die Mensa ein Regal hinter der Kasse. Geführt wird das je nach Standort auf Papier, in Outlook oder gar nicht. Wer einen Schlüsselbund sucht, muss vier Stellen einzeln abklappern, und niemand kann sagen, ob eine davon schon geprüft wurde.
Die Fundsachenausgabe ist dienstags und donnerstags von 9 bis 12 Uhr besetzt, also genau dann, wenn Vorlesungen laufen. Wer abends nach der Lerngruppe merkt, dass das Notizbuch fehlt, findet auf der Website eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse, die frühestens am nächsten Werktag jemand liest. Ein Teil der Suchenden meldet sich deshalb gar nicht erst.
In den ersten Vorlesungswochen und in der Prüfungsphase steigt das Fundaufkommen spürbar an, danach fällt es fast auf null. Zwischen Fund und Nachfrage liegen oft Wochen, weil Studierende erst in den Semesterferien merken, dass der Zweitschlüssel fehlt. Bis dahin sind Schichten gewechselt, Hilfskräfte ausgeschieden und die handschriftliche Notiz ist nicht mehr zuzuordnen.
Notebooks, Tablets, Kopfhörer und Studierendenausweise sind der Alltag jeder Hochschulpforte. Bei Geräten geht es schnell um vierstellige Beträge, bei Ausweisen, Kalendern und Mitschriften um personenbezogene Daten Dritter, die Sie unbeaufsichtigt aufbewahren. Fehlt eine saubere Dokumentation von Annahme und Ausgabe, steht im Streitfall Aussage gegen Aussage.
Der Aufwand steckt nicht im Aufbewahren, sondern im Suchen, Nachfragen und Zurückrufen zwischen Gebäuden, die nichts voneinander wissen. Gleichzeitig wächst der Bestand, weil Studierende gar nicht erst nachfragen und Fundstücke bis zur nächsten Entrümpelung liegen bleiben. Rechnet man Arbeitszeit an Pforten, Bibliothek und Verwaltung, Beschwerdebearbeitung und den gelegentlichen Ersatz eines hochwertigen Geräts zusammen, kostet der Status quo eine Hochschule typischerweise deutlich mehr als eine strukturierte Lösung.
Anfrage aufnehmen, in zwei oder drei Gebäuden nachfragen, bei der Bibliothek anrufen, zurückrufen: Eine einzelne Anfrage bindet erfahrungsgemäß eine Viertelstunde Arbeitszeit, häufig verteilt auf mehrere Beschäftigte an verschiedenen Standorten.
Geräte sind der teuerste Teil des Problems. Kommt ein Notebook mit Abschlussarbeit oder ein Tablet mit dem Semesterskript nicht zurück, folgen Beschwerde, Klärung mit dem Justiziariat und im Zweifel eine Kulanzdiskussion, die den Verwaltungsaufwand deutlich übersteigt.
Je nach Haus bleibt ein Großteil der Fundsachen ungeholt liegen, obwohl der Gegenstand im Haus ist. Meist scheitert es nicht am Fundstück, sondern daran, dass Suchende und Bestand nie zusammenfinden.
Das Widget liegt auf Ihrer Website oder im Campus-Portal und nimmt Verlustmeldungen rund um die Uhr entgegen, auch abends und in der vorlesungsfreien Zeit. Der KI-Chatbot fragt gezielt nach Art, Marke, Farbe, Gebäude, Raum und Zeitraum und prüft im Hintergrund gegen alle erfassten Fundstücke. Kein Anruf, keine Öffnungszeit, keine E-Mail, die drei Tage liegen bleibt.
Fundstück-Daten werden zu keinem Zeitpunkt herausgegeben. Der Bot bestätigt ausschließlich, ob die Beschreibung der suchenden Person zu einem vorhandenen Eintrag passt. Wer auf gut Glück nach einem Notebook fragt, erfährt nicht, dass eines abgegeben wurde. Damit entfällt auch die riskante Auskunft an der Pforte, dass ein Studierendenausweis auf einen bestimmten Namen dort liegt.
Zwischen Verlust und Fund liegen an Hochschulen oft Wochen, etwa wenn ein Seminarraum erst zur Grundreinigung ausgeräumt wird. Findet der Abgleich nichts, läuft der Suchagent bis zu zwei Monate weiter und prüft jeden neu erfassten Fundgegenstand automatisch gegen die offene Meldung. Passt etwas, geht die E-Mail von selbst raus, ohne dass jemand eine Liste durchgehen muss.
Pforten, Bibliothek, Mensa, Sportzentrum und Institutssekretariate tragen in denselben Bestand ein, jeweils mit Fundort, Datum und Foto. Fundmitarbeitende erfassen und geben aus, Admins verwalten Einstellungen, Branding und Team. Damit bleibt sichtbar, wo ein Gegenstand physisch liegt, auch wenn die Anfrage an einem ganz anderen Standort eingeht.
Wer nach der Vorlesung einen Schlüsselbund im Hörsaal einsammelt, legt ihn am vereinbarten Sammelpunkt ab und erfasst ihn in unter einer Minute: Kategorie, kurze Beschreibung, Gebäude und Raum, Foto. Kein Zettel am Beutel, keine Excel-Datei pro Standort, keine Übergabe an die nächste Schicht.
Über das Widget auf Ihrer Website beschreiben Suchende, was sie vermissen. Die KI fragt nach den Details, die den Fall eindeutig machen, etwa Aufkleber auf dem Laptopdeckel, Anhänger am Schlüsselbund oder in welchem Hörsaal zuletzt gearbeitet wurde. Der Abgleich läuft sofort im Hintergrund.
Passt die Beschreibung, erhält die suchende Person automatisch eine E-Mail mit QR-Abholcode, Abholadresse und Öffnungszeiten der zuständigen Stelle. Damit steht auch gleich fest, in welchem Gebäude abgeholt wird, statt dass jemand über den halben Campus zur falschen Pforte läuft.
Bei der Abholung scannen Ihre Beschäftigten den QR-Code, prüfen den Studierenden- oder Personalausweis nach Ihrer Hausregel und schließen den Vorgang ab. Wer wann welchen Gegenstand erhalten hat, ist damit belegt. Nicht abgeholte Fundstücke bleiben im Bestand und werden nach Ihren Fristen automatisiert gelöscht.
In einer Fundsachenverwaltung an der Hochschule sammeln sich Verlustmeldungen mit Kontaktdaten von Studierenden und Fundstücke, die selbst personenbezogene Daten enthalten, etwa Ausweise, Kalender oder Mitschriften. Lost Found Bot ist so gebaut, dass diese Daten nicht nach außen gelangen: Der Chatbot gibt keine Fundstück-Informationen preis, Verarbeitung und Speicherung erfolgen in der EU, und personenbezogene Daten werden nach Ablauf Ihrer Fristen automatisch gelöscht.
„Wir hatten an fünf Stellen fünf Kisten und fünf Listen. Wenn jemand nach einem Schlüsselbund gefragt hat, hieß es: Rufen Sie am besten in Gebäude C an, vielleicht auch in der Bibliothek. Heute beschreiben die Studierenden ihren Gegenstand abends im Portal und bekommen morgens eine Mail mit Abholcode und Adresse. Was uns am meisten überrascht hat: Wie viel weniger im Regal liegen bleibt, seit die Leute überhaupt fragen.“
Nein. Das Widget liegt öffentlich auf Ihrer Website, eine Verlustmeldung braucht nur eine Beschreibung und eine E-Mail-Adresse für die Benachrichtigung. Das ist bewusst niederschwellig, weil auch Gäste, Tagungsteilnehmende, Handwerker oder Bewerberinnen etwas auf dem Campus liegen lassen. Ihre Beschäftigten arbeiten dagegen mit persönlichen Zugängen und klar getrennten Rollen.
Jede Stelle trägt ihre Fundstücke mit Fundort in denselben Bestand ein, arbeitet aber weiter dort, wo sie sitzt. Der Abgleich läuft über den gesamten Bestand, sodass eine Anfrage aus der Bibliothek auch ein Fundstück aus dem Hörsaalzentrum findet. In die Abholmail setzen Sie Adresse und Öffnungszeiten der Stelle, an der der Gegenstand tatsächlich liegt, damit niemand über den Campus geschickt wird.
Nein. Der Bot gibt zu keinem Zeitpunkt Fundstück-Daten heraus, sondern prüft nur, ob eine Beschreibung zu einem erfassten Eintrag passt. Wer ins Blaue hinein nach einem MacBook fragt, bekommt keine Bestätigung, sondern Rückfragen nach Merkmalen, die nur die Eigentümerin oder der Eigentümer kennt. Auch dass ein Ausweis auf einen bestimmten Namen vorliegt, wird nie offengelegt.
Der Bestand bleibt bestehen, bis Sie den Gegenstand ausgeben oder Ihre Aufbewahrungsfrist abläuft. Kommt eine Meldung ins Leere, prüft der Suchagent bis zu zwei Monate lang jeden neu erfassten Fundgegenstand automatisch gegen diese Meldung. Wird der Raum also erst zur Grundreinigung ausgeräumt, erreicht die Benachrichtigung die suchende Person trotzdem.
Ja. Widget und E-Mails sind mehrsprachig, was bei Erasmus-Studierenden, internationalen Masterprogrammen und Tagungsgästen den Unterschied macht, ob eine Meldung überhaupt eingeht. Das einfache Formular-Widget ist in allen Plänen enthalten, der vollständige KI-Chatbot mit Rückfragen und Hintergrundabgleich ab dem Grow-Plan.
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