Für Museen und Kultureinrichtungen
Vergessen an Garderobe und Schließfach, zurück zum Besucher
Ein Schal im Ärmel des abgeholten Mantels, eine Lesebrille im Schließfach, der Rucksack einer Schulklasse neben der Audioguide-Ausgabe: In jedem Haus sammelt sich täglich etwas an. LostFoundBot nimmt die Suchanfragen Ihrer Besucher über Ihre Website entgegen und gleicht sie automatisch mit Ihren Fundstücken ab, ab dem Tarif Grow auch mehrsprachig. So pendeln Kasse und Aufsicht nicht zwischen Ticketverkauf und Fundkiste.
Ohne Kreditkarte. Bis zu 20 Fundstücke inklusive.
Ausgangslage
Die tägliche Realität: Museen & Kultureinrichtungen
Garderobe und Schließfächer produzieren jeden Abend einen Stapel
Bei Garderobenpflicht wandern Mäntel, Rucksäcke und Taschen zwangsläufig durch fremde Hände, und was beim Abholen in der Manteltasche bleibt, fällt erst später auf. Die Schließfächer werden nach Schließung geleert, der Inhalt landet in einer Kiste hinter der Kasse. Bis zum nächsten Morgen weiß niemand mehr, ob die Mütze aus Fach 32 oder aus dem Foyer stammt.
Der Besucher ist am nächsten Tag schon woanders
Viele Besucher sind nur einen Tag in der Stadt, oft im Rahmen einer Städtereise, einer Busgruppe oder eines Kreuzfahrtstopps. Wer seine Kamera vermisst, merkt es abends im Hotel oder erst zu Hause. Eine persönliche Rückkehr an die Kasse ist dann meist ausgeschlossen, und der Kontakt läuft über eine E-Mail-Adresse, die niemand direkt betreut.
Anfragen kommen in Sprachen, die gerade niemand spricht
Internationale Besucher schreiben auf Englisch, Italienisch, Niederländisch oder Spanisch an das Info-Postfach, das zwischen Ausstellungsbetrieb, Führungsanfragen und Presseanfragen mitläuft. Bis jemand übersetzt, in der Fundkiste nachsieht und antwortet, vergehen leicht mehrere Tage.
Aufsicht und Kasse können ihren Platz nicht verlassen
In vielen Häusern besetzt eine Person die Kasse und eine weitere die Säle. Eine Suchanfrage bedeutet, den Ticketverkauf zu unterbrechen oder die Aufsicht aus der Ausstellung zu holen. An Tagen mit Sonderausstellung, Schulklassen oder Museumsnacht ist dafür schlicht keine Kapazität vorhanden.
Aufwand
Wo der Aufwand heute entsteht
Der Aufwand entsteht nicht beim Einsammeln nach Schließung, sondern in allem, was danach kommt: in Rückfragen zu Besuchstag und Fundort, in der Suche in Kisten und Schränken und in Antworten, die jemand erst übersetzen muss. Gleichzeitig bleiben Fundstücke liegen, weil die Besucher längst abgereist sind und Ihr Haus nur über das allgemeine Kontaktformular erreichen. Rechnet man die Stunden von Kasse, Aufsicht und Besucherdienst zusammen, ist die manuelle Fundsachenverwaltung eine dauerhafte Belastung eines ohnehin knapp besetzten Teams.
Lösung
So unterstützt LostFoundBot
Suche auf Ihrer Museumswebsite
Der Besucher beschreibt seinen Verlust in eigenen Worten, etwa "dunkelblauer Regenschirm, Besuch am Sonntagnachmittag, an der Garderobe abgegeben". Das Widget gleicht die Angaben im Hintergrund mit Ihren erfassten Fundstücken ab, auch abends nach Schließung und an Ihren Ruhetagen. Ab dem Tarif Grow stellt der KI-Such-Assistent zusätzlich offene Rückfragen, etwa nach Farbe oder Material.
Abgleichen statt veröffentlichen
Das Widget gibt niemals Daten zu einem Fundstück preis. Es prüft ausschließlich, ob eine Beschreibung passen könnte. Gerade bei Kameras, Ausweisen aus der Audioguide-Ausgabe oder Portemonnaies aus einem Schließfach verhindert das, dass jemand ein fremdes Fundstück beansprucht, weil er die Beschreibung aus einer öffentlichen Liste abgelesen hat.
QR-Abholcode mit Adresse und Abholzeiten
Bei einer möglichen Übereinstimmung erhält der Besucher eine E-Mail mit QR-Abholcode, Abholadresse und Ihren Ausgabezeiten, inklusive Ruhetag. Ihr Team prüft die Abholanfrage und gibt sie frei. An der Kasse wird der Code gescannt und die Ausgabe bestätigt, dokumentiert und ohne handschriftlichen Eintrag im Übergabebuch.
Suchagent für alles, was erst später auftaucht
Vieles wird erst bei der Abendrunde durch die Säle, beim Leeren der Schließfächer oder bei der Reinigung am nächsten Morgen gefunden. Ist der Gegenstand zum Zeitpunkt der Anfrage noch nicht erfasst, kann die suchende Person einen Suchagenten einrichten. Er prüft bis zu zwei Monate lang jedes neue Fundstück. Passt eines eindeutig, geht der Abholcode automatisch per E-Mail hinaus; andere mögliche Treffer legt LostFoundBot Ihrem Team zur Prüfung vor.
Ablauf
Vom Fund zur Rückgabe
Schritt 01
Kasse oder Aufsicht erfasst den Fund
Was an Garderobe, in den Schließfächern, im Foyer oder in den Ausstellungsräumen liegen bleibt, wird mit Kategorie, kurzer Beschreibung, Fundort wie Garderobe, Fach 32 oder Saal 4 und optional einem Foto eingetragen, üblicherweise gesammelt nach Schließung. Aus dem Foto schlägt die KI eine Beschreibung vor.
Schritt 02
Besucher sucht selbst, auch nach der Abreise
Das Widget liegt auf Ihrer Website, die Seite lässt sich aus den Besuchsinformationen, der Ticket-Bestätigung oder der Antwort des Info-Postfachs verlinken. Der Besucher beschreibt den Gegenstand, das System gleicht die Angaben ab. Ab dem Tarif Grow fragt der KI-Such-Assistent offen nach Merkmalen wie Farbe, Material, Besuchstag und Bereich, und Besucher können in einer der von Ihnen aktivierten Sprachen suchen.
Schritt 03
Mögliche Übereinstimmung: Abholung klar geregelt
Passt die Beschreibung zu einem Fundstück, erhält der Besucher eine E-Mail mit QR-Abholcode, Adresse und Abholzeiten, und Ihr Team gibt die Anfrage frei. Wer noch in der Stadt ist, kann am selben Tag abholen. Reisegruppen und auswärtige Besucher können den Code an eine begleitende Person oder die Reiseleitung weiterleiten, sofern Ihre Hausregel eine Abholung durch Dritte zulässt.
Schritt 04
Kein Treffer: Suchagent übernimmt
Hat die suchende Person einen Suchagenten eingerichtet, prüft er im Hintergrund jedes neu eingetragene Fundstück. Bis etwas passt, erhält die suchende Person kurze Zwischenstände per E-Mail, die Sie abschalten können. Gegenstände, die niemand abholt, bleiben mit Funddatum und Status im Bestand, damit Sie Ihre Aufbewahrungsfristen im Blick behalten.
Datenschutz
Datenschutz für das, was Besucher im Haus zurücklassen
Fundsachen aus Garderobe und Schließfächern sind selten anonym: Ausweise, die als Pfand für den Audioguide hinterlegt wurden, Medikamente, Portemonnaies, Kameras mit privaten Aufnahmen. LostFoundBot ist so gebaut, dass diese Angaben nicht in privaten Handys der Aufsicht, in Chatgruppen oder in ungeschützten Tabellen auf dem Kassenrechner landen.
- Betrieb in Frankfurt: Anwendung und Datenbank laufen dort, Zahlungen wickelt Mollie ab. Für die KI-Funktionen werden Beschreibungen und Fotos an einen externen KI-Dienst übermittelt.
- Das Such-Widget gleicht nur Beschreibungen ab und gibt weder Angaben zu Fundstücken noch zu anderen Suchenden heraus.
- Getrennte Rollen: Fundmitarbeiter erfassen und geben aus, Admins verwalten Einstellungen, Branding und Team.
- Suchaufträge enden automatisch nach 60 Tagen, Abholanfragen, die Ihr Team nicht innerhalb von 30 Tagen freigibt, verfallen.
Häufige Fragen
Was Betriebe in dieser Branche wissen wollen
Wie kommen Funde aus Garderobe und Schließfächern ins System?
In der Regel gesammelt nach Schließung: Wer die Fächer leert und die Garderobe abräumt, trägt die Gegenstände direkt ein, mit Kategorie, kurzer Beschreibung, Fundort und optional einem Foto. Was tagsüber an der Kasse abgegeben wird, kann sofort erfasst werden oder wandert in die Abendrunde.
Können Fremde über das Widget herausfinden, was bei uns liegt?
Nein. Das Widget beantwortet keine Fragen wie "welche Kameras habt ihr gefunden". Es nimmt eine Beschreibung entgegen und meldet ausschließlich zurück, ob eine mögliche Übereinstimmung vorliegt. Erst nach einer möglichen Übereinstimmung erhält die suchende Person per E-Mail höchstens eine Kurzbeschreibung aus Titel, Farbe und Kategorie sowie das Funddatum, nie ein Foto, die vollständige Beschreibung oder den Fundort. Bei Ausweisen und Wertgegenständen ist das der entscheidende Unterschied zu einer öffentlichen Fundliste auf der Website.
Ein großer Teil unserer Besucher kommt aus dem Ausland. Funktioniert das mehrsprachig?
Ab dem Tarif Grow sind Widget und E-Mails mehrsprachig: im Grow-Tarif bis zu drei Sprachen, im Enterprise-Tarif alle verfügbaren. Welche Sprachen aktiv sind, legen Sie in den Organisationseinstellungen fest. Deutsch und Englisch sind mit Standardtexten vorbereitet, weitere Sprachen übersetzen Sie im Texteditor selbst. Besucher suchen dann in einer der aktivierten Sprachen und erhalten die Abholinformationen in derselben Sprache. Das erspart Ihrem Besucherdienst einen Teil der Übersetzungsarbeit.
Unser Team ist klein. Wer betreut das System im Alltag?
Der laufende Aufwand beschränkt sich auf das Eintragen der Funde, die Freigabe von Abholanfragen, die Prüfung möglicher Treffer aus Suchagenten und die Ausgabe per QR-Scan an der Kasse. Suchanfragen, Abgleich und Benachrichtigungen laufen sonst ohne Ihr Zutun, auch nachts, am Ruhetag und in Spitzen wie Sonderausstellungen oder Museumsnächten. Mitarbeiter benötigen nur die Rolle Fundmitarbeiter, Einstellungen und Branding bleiben bei einem Admin.
Was kostet der Einstieg und was ist im Test enthalten?
Sie können 30 Tage kostenlos testen, mit bis zu 20 Fundgegenständen und ohne Kreditkarte. Das Such-Formular mit Abgleich und Suchagent ist in jedem Tarif enthalten, der KI-Such-Assistent mit offenen Rückfragen ab dem Tarif Grow und im Test. Ein normaler Ausstellungsmonat reicht in der Regel aus, um zu sehen, wie viele Anfragen das Widget ohne Zutun von Kasse und Aufsicht beantwortet.
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Nächster Schritt
Fundsachen aus Garderobe und Schließfach ohne Mehrarbeit an der Kasse
30 Tage kostenlos testen, bis zu 20 Fundgegenstände, keine Kreditkarte nötig. Suchanfragen nimmt das Widget rund um die Uhr entgegen, die Abholung gibt Ihr Team frei und bestätigt sie an der Kasse per QR-Scan.