Für Einkaufszentren und Handel
Ein Fundbüro für das ganze Center statt zwanzig Sammelstellen
Gefunden wird in der Modefiliale, im Food-Court und auf der Tiefgaragenebene, gesucht wird am Info-Counter. LostFoundBot bündelt alle Fundstücke aus Center-Flächen und Mietflächen in einem System, gleicht Suchanfragen der Besucher automatisch ab und nimmt Ihren Servicekräften einen Teil der Anfragen ab.
Ohne Kreditkarte. Bis zu 20 Fundstücke inklusive.
Ausgangslage
Die tägliche Realität: Einkaufszentren & Retail
Center-Management und Mietflächen sind getrennte Welten
Ein Portemonnaie, das in einer Filiale liegen bleibt, gehört organisatorisch erst einmal zum Mieter. Manche Shops bringen Fundstücke sofort zum Info-Counter, andere legen sie ins Kassenfach oder ins Lager und melden sie erst Tage später oder gar nicht. Für den Besucher ist das nicht sichtbar, er fragt beim Center-Management und bekommt eine Auskunft, die nur die Hälfte der Wahrheit abbildet.
Der Verlustort ist selten der Fundort
Wer eine Jacke über den Stuhl im Food-Court gehängt hat, war vorher in vier Geschäften und danach in der Tiefgarage. Ihre Servicekraft telefoniert im Zweifel die Flächen ab, in denen der Besucher gewesen sein könnte, und wiederholt das beim nächsten Anruf von vorn. Oft landet der Gegenstand am Ende doch beim Reinigungs- oder Sicherheitsdienst.
Der Info-Counter macht alles gleichzeitig
Geschenkkarten, Wegeauskunft, Beschwerden, Gutscheinverkauf, Kinderwagenausgabe und dazwischen die Frage nach dem verlorenen Schlüsselbund. An einem Samstagnachmittag mit Warteschlange bleibt für die Suche im Fundregal kaum Zeit, und Rückrufe werden auf Zetteln notiert, die niemand abarbeitet.
Hohe Frequenz, wechselndes Personal
Bei hoher Besucherfrequenz summieren sich Fundstücke schnell. Gleichzeitig arbeiten am Counter, im Sicherheitsdienst und in den Shops Aushilfen und wechselnde Schichten. Wer am Freitag eine Brille entgegengenommen hat, ist am Montag nicht im Haus, und die handschriftliche Liste ist für Dritte kaum lesbar.
Aufwand
Wo der Aufwand heute entsteht
Der Aufwand entsteht nicht beim Einsammeln, sondern in der Koordination zwischen Center-Management, Mietflächen, Sicherheits- und Reinigungsdienst und in den vielen kleinen Unterbrechungen am Info-Counter. Dazu kommt Lagerfläche, die dauerhaft belegt bleibt, und die offene Frage, wie lange Ausweise, Bankkarten und Smartphones eigentlich aufbewahrt werden dürfen. Für die Besucher bleibt am Ende der Eindruck, dass niemand im Haus verlässlich Auskunft geben kann, und das schlägt auf die Bewertung des gesamten Centers durch.
Lösung
So unterstützt LostFoundBot
Suche auf der Center-Website
Der Suchende beschreibt seinen Gegenstand in eigenen Worten, etwa "schwarze Daunenjacke, Größe M, Kinogutschein in der Innentasche, zuletzt im Food-Court". Das Widget gleicht die Angaben im Hintergrund mit allen erfassten Fundstücken ab, auch abends nach Ladenschluss und am Sonntag. Ab dem Tarif Grow stellt der KI-Such-Assistent zusätzlich offene Rückfragen, etwa nach Farbe, Marke oder Inhalt.
Abgleichen statt veröffentlichen
Das Widget gibt niemals Daten zu einem Fundstück preis. Es prüft ausschließlich, ob eine Beschreibung passen könnte. Bei vielen schwarzen Jacken, weißen Kopfhörern und Schlüsselbunden im Regal verhindert das, dass jemand über eine öffentliche Liste an fremdes Eigentum kommt.
QR-Abholcode mit Adresse und Abholzeiten
Bei einer möglichen Übereinstimmung erhält der Besucher eine E-Mail mit QR-Abholcode, der Abholadresse im Center und Ihren Ausgabezeiten. Ihr Team prüft die Abholanfrage und gibt sie frei. Am Info-Counter scannt Ihre Servicekraft den Code, statt Übergaben handschriftlich zu notieren, und der Vorgang ist dokumentiert abgeschlossen.
Suchagent für nachgereichte Fundstücke
Genau der Fall, der im Center dauernd vorkommt: Der Besucher meldet sich am Samstag, die Filiale reicht das Fundstück erst am Dienstag weiter. Ohne Treffer kann der Besucher einen Suchagenten einrichten, der bis zu zwei Monate lang jedes neu eingetragene Fundstück gegen die Beschreibung prüft. Passt eines eindeutig, erhält der Besucher automatisch eine E-Mail mit Abholcode; andere mögliche Treffer legt LostFoundBot Ihrem Team zur Prüfung vor.
Ablauf
Vom Fund zur Rückgabe
Schritt 01
Zentral erfassen, egal woher der Fund kommt
Info-Counter, Sicherheitsdienst und Reinigung tragen Fundstücke mit Kategorie, kurzer Beschreibung und Fundort ein, etwa Ebene, Gang, Food-Court oder Parkdeck. Auch Fundstücke, die eine Mietfläche abgibt, werden am Counter mit dem Hinweis auf den Shop erfasst, sodass alles in einem Bestand liegt.
Schritt 02
Besucher sucht selbst, ohne anzurufen
Das Widget liegt auf Ihrer Center-Website, die Seite lässt sich aus dem Newsletter, der Center-App, den Social-Media-Kanälen und per QR-Code am Info-Counter verlinken. Der Besucher beschreibt seinen Verlust, das System gleicht die Angaben ab, ohne dass jemand am Counter gebunden ist. Ab dem Tarif Grow fragt der KI-Such-Assistent offen nach weiteren Merkmalen.
Schritt 03
Mögliche Übereinstimmung: Abholung vorbereitet
Passt die Beschreibung zu einem Fundstück, erhält der Besucher eine E-Mail mit QR-Abholcode, Abholadresse und Abholzeiten. Er weiß vorab, wann die Ausgabe besetzt ist, und kann die Abholung mit dem nächsten Einkauf verbinden. Ihr Team prüft die Anfrage, gibt sie frei und scannt bei der Abholung am Counter den Code.
Schritt 04
Kein Treffer: Suchagent übernimmt
Hat die suchende Person einen Suchagenten eingerichtet, prüft er jedes Fundstück, das in den kommenden Wochen aus einer Mietfläche oder von der Reinigung nachkommt. Bis etwas passt, erhält die suchende Person kurze Zwischenstände per E-Mail, die Sie abschalten können. Nicht abgeholte Gegenstände bleiben mit Funddatum und Status im Bestand, damit Sie Ihre Aufbewahrungsfristen im Blick behalten.
Datenschutz
Datenschutz zwischen Center-Management und Mietern
In Fundsachen stecken sensible Daten: Ausweise, Bankkarten, Smartphones mit Kontakten, Kundenkarten, Medikamente. Sobald Fundstücke und Suchanfragen zwischen Center-Management, Filialen und Dienstleistern hin und her gehen, ist entscheidend, dass diese Daten nicht in privaten Chatgruppen, Notizbüchern oder auf Zetteln am Counter landen.
- Betrieb in Frankfurt: Anwendung und Datenbank laufen dort, Zahlungen wickelt Mollie ab. Für die KI-Funktionen werden Beschreibungen und Fotos an einen externen KI-Dienst übermittelt.
- Das Such-Widget gleicht nur Beschreibungen ab und gibt weder Angaben zu Fundstücken noch zu anderen Suchenden heraus.
- Getrennte Rollen: Fundmitarbeiter erfassen und geben aus, Admins verwalten Einstellungen, Branding und Team.
- Suchaufträge enden automatisch nach 60 Tagen, Abholanfragen, die Ihr Team nicht innerhalb von 30 Tagen freigibt, verfallen.
Häufige Fragen
Was Betriebe in dieser Branche wissen wollen
Wie bekommen wir die Fundstücke aus den einzelnen Mietflächen ins System?
In der Praxis gibt es zwei Wege. Entweder gibt die Filiale das Fundstück wie bisher am Info-Counter ab und Ihre Servicekraft erfasst es dort mit dem Hinweis auf den Shop, oder Sie legen für Mieter, die viel Aufkommen haben, im Rahmen der Zugänge Ihres Tarifs eigene Fundmitarbeiter-Zugänge an, sodass sie selbst eintragen. Wichtig ist nur, dass alles in einem Bestand landet, damit der Abgleich vollständig ist.
Können Fremde über das Widget herausfinden, was bei uns im Fundregal liegt?
Nein. Das Widget beantwortet keine Fragen wie "welche Geldbörsen habt ihr gefunden". Es nimmt eine Beschreibung entgegen und meldet ausschließlich zurück, ob eine mögliche Übereinstimmung vorliegt. Auch nach einer möglichen Übereinstimmung erhält die suchende Person per E-Mail höchstens Titel, Farbe, Kategorie und Funddatum, kein Foto, keine vollständige Beschreibung und keinen Fundort.
Unser Info-Counter ist an Samstagen dauerhaft besetzt. Merken wir überhaupt eine Entlastung?
Gerade dann. Viele Anfragen sind Erstkontakte, in denen geklärt wird, ob ein Gegenstand überhaupt da ist. Diese Klärung übernimmt das Widget rund um die Uhr, auch außerhalb der Center-Öffnungszeiten. Am Counter bleiben die Freigabe und die eigentliche Ausgabe, die per QR-Scan bestätigt und dokumentiert wird.
Viele unserer Besucher sind Touristen oder pendeln aus dem Umland. Hilft das trotzdem?
Ja. Die E-Mail enthält Adresse und Abholzeiten, sodass sich die Abholung mit dem nächsten Besuch verbinden lässt. Ab dem Tarif Grow sind Widget und E-Mails zudem mehrsprachig: im Grow-Tarif bis zu drei Sprachen, im Enterprise-Tarif alle verfügbaren. Deutsch und Englisch sind mit Standardtexten vorbereitet, weitere Sprachen übersetzen Sie im Texteditor selbst. Ob Sie zusätzlich einen Versand anbieten, entscheiden Sie weiterhin selbst, die Zuordnung ist dann bereits abgeglichen und von Ihrem Team freigegeben.
Was kostet der Einstieg und wie aufwendig ist die Einrichtung?
Sie können 30 Tage kostenlos testen, mit bis zu 20 Fundgegenständen und ohne Kreditkarte. Das Such-Formular mit Abgleich und Suchagent ist in jedem Tarif enthalten, der KI-Such-Assistent mit offenen Rückfragen ab dem Tarif Grow und im Test. Für die Einrichtung binden Sie das Widget auf der Center-Website ein, hinterlegen Abholadresse, Öffnungszeiten und, ab dem Tarif Professional, Ihr Branding und legen die Zugänge für Counter, Sicherheitsdienst und Mieter an.
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Nächster Schritt
Alle Fundsachen im Center an einer Stelle
30 Tage kostenlos testen, bis zu 20 Fundgegenstände, keine Kreditkarte nötig. Suchanfragen nimmt das Widget rund um die Uhr entgegen, die Abholung gibt Ihr Team frei und bestätigt sie am Info-Counter per QR-Scan.