Für Kliniken und Krankenhäuser
Fundsachen auf Station verwalten, ohne Patientendaten preiszugeben
Von der Lesebrille bis zum Hörgerät: LostFoundBot nimmt Verlustmeldungen rund um die Uhr über Ihre Website entgegen, gleicht sie automatisch mit Ihren Fundstücken ab und entlastet Pflege, Pforte und Patientenverwaltung. Suchende sehen erst nach einer möglichen Übereinstimmung eine Kurzbeschreibung, nie ein Foto oder den Fundort.
Ohne Kreditkarte. Bis zu 20 Fundstücke inklusive.
Ausgangslage
Die tägliche Realität: Krankenhäuser & Kliniken
Stationspersonal wird zur Suchhotline
Nach der Entlassung ruft die Tochter an: Die Brille des Vaters ist weg, war sie im Nachtschrank in Zimmer 314? Die Pflegekraft am Telefon muss den Dienst unterbrechen, in der Schublade an der Station nachsehen, bei der Nachtschicht und der Reinigung nachfragen. Solche Anrufe wiederholen sich, ohne dass irgendwo dokumentiert ist, wer schon was geprüft hat.
Jede Auskunft berührt das Patientengeheimnis
Wer am Telefon bestätigt, dass ein Hörgerät aus Zimmer 214 abgegeben wurde, bestätigt indirekt auch, dass dort jemand gelegen hat. Schon die Aussage "Ja, wir haben eine Herrenbrille von der Kardiologie" kann ein Behandlungsverhältnis offenlegen. Genau diese Grauzone ist im Klinikalltag kaum sauber zu handhaben, wenn Auskünfte spontan und mündlich erteilt werden.
Teure Hilfsmittel, offene Haftungsfragen
Hörgeräte, Zahnersatz, Brillen mit Gleitsichtgläsern, Eheringe: Bei diesen Gegenständen geht es um teure Hilfsmittel und um Dinge, ohne die Patientinnen und Patienten zu Hause nicht zurechtkommen. Fehlt eine lückenlose Dokumentation, wer wann was gefunden und ausgegeben hat, steht am Ende Aussage gegen Aussage.
Fundstücke liegen über das ganze Haus verteilt
Ein Teil landet in der Schublade der Station, ein Teil bei der Pforte, ein Teil in der Ambulanz, der Rest in einem Karton im Wirtschaftsgebäude. Handschriftliche Listen, Zettel am Beutel und Excel-Dateien pro Bereich lassen sich nicht gemeinsam durchsuchen. Bei Schichtwechsel oder Urlaub weiß niemand mehr, wo etwas hingelegt wurde.
Aufwand
Wo der Aufwand heute entsteht
Der eigentliche Aufwand steckt nicht im Aufbewahren, sondern im Suchen und Zurückrufen: Pflege, Pforte und Patientenverwaltung arbeiten dieselbe Anfrage mehrfach ab, ohne voneinander zu wissen. Kommt ein wertvolles Hilfsmittel nicht zurück, folgen Beschwerde, interne Klärung und mitunter eine Kulanzzahlung.
Lösung
So unterstützt LostFoundBot
Verlustmeldung rund um die Uhr, ohne Telefonat
Das Widget auf Ihrer Website nimmt Verlustmeldungen entgegen, auch nachts und am Wochenende, und prüft sie im Hintergrund gegen alle erfassten Fundstücke. Ab dem Tarif Grow stellt der KI-Such-Assistent zusätzlich offene Rückfragen, etwa nach Farbe, Marke, Ort und Zeitraum. Angehörige müssen nicht mehr über die Zentrale zur richtigen Station durchgestellt werden.
Das Widget gleicht ab, es verrät nichts
Das Widget gibt keine Fundstück-Daten heraus. Es meldet nur, ob die Beschreibung der suchenden Person zu einem vorhandenen Eintrag passen könnte. Nur bei einer möglichen Übereinstimmung folgt per E-Mail höchstens eine Kurzbeschreibung, nie ein Foto oder der Fundort. Wer nicht beschreiben kann, was er verloren hat, erhält keinen Treffer und erfährt auch nicht, was im Haus liegt. Die riskante mündliche Auskunft an der Pforte wird damit überflüssig.
Suchagent für Nachzügler
Viele Gegenstände tauchen erst Tage später auf, etwa beim Bettenwechsel oder in der Wäscherei. Findet der Abgleich nichts, kann die suchende Person einen Suchagenten einrichten. Er läuft bis zu zwei Monate und prüft jeden neu erfassten Fundgegenstand automatisch gegen die offene Meldung. Passt etwas eindeutig, geht die E-Mail mit Abholcode von selbst raus; andere mögliche Treffer legt LostFoundBot Ihrem Team zur Prüfung vor. Bis etwas passt, erhält die suchende Person kurze Zwischenstände per E-Mail, die Sie abschalten können.
Ein Bestand für alle Bereiche
Station, Ambulanz, Pforte und Reinigungsdienst tragen Fundstücke in denselben Bestand ein, mit Fundort, Datum und Foto. Fundmitarbeitende erfassen und geben aus, Admins verwalten Einstellungen, Branding und Team. Jeder Vorgang ist nachvollziehbar dokumentiert, auch nach Schichtwechsel und über Bereichsgrenzen hinweg.
Ablauf
Vom Fund zur Rückgabe
Schritt 01
Fundstück erfassen
Die Pflegekraft, die beim Bettenmachen eine Brille findet, legt sie im vereinbarten Sammelpunkt ab und erfasst sie direkt: Kategorie, kurze Beschreibung, Fundort, Foto. Kein Zettel, keine Excel-Datei, keine Rückfrage bei der Vorschicht.
Schritt 02
Angehörige melden den Verlust selbst
Über das Widget auf Ihrer Website beschreiben Suchende den Gegenstand, etwa Hersteller des Hörgeräts, Farbe des Etuis, Station und Aufenthaltszeitraum. Der Abgleich läuft sofort im Hintergrund. Ab dem Tarif Grow fragt der KI-Such-Assistent offen nach weiteren Merkmalen.
Schritt 03
Mögliche Übereinstimmung: Abholung vorbereiten
Passt die Beschreibung zu einem Eintrag, erhält die suchende Person eine E-Mail mit QR-Abholcode, Abholadresse und Abholzeiten des Fundbüros oder der Pforte. Ihr Team prüft die Abholanfrage und gibt sie frei. Kein Rückruf, keine Terminabsprache, keine unklare Wegbeschreibung im Haus.
Schritt 04
Ausgabe scannen und dokumentieren
Bei der Abholung scannen Ihre Mitarbeitenden den QR-Code, prüfen die Angaben vor Ort, nach Ihrer Hausregel auch den Ausweis, und schließen den Vorgang ab. Damit ist dokumentiert, wann welcher Gegenstand auf welche Anfrage ausgegeben wurde und wer ihn ausgehändigt hat. Nicht abgeholte Fundstücke bleiben mit Funddatum und Status im Bestand.
Datenschutz
Keine Auskunft, die ein Behandlungsverhältnis verrät
In der Fundsachenverwaltung einer Klinik entstehen zwangsläufig Daten, aus denen sich ein Behandlungsverhältnis ableiten lässt. LostFoundBot ist so gebaut, dass Suchende davon so wenig wie möglich sehen: Das Such-Widget gibt keine Fundstück-Informationen preis, und nach einer möglichen Übereinstimmung erhält die suchende Person höchstens Titel, Farbe, Kategorie und Funddatum, nie ein Foto, die vollständige Beschreibung oder den Fundort. Namen von Patientinnen und Patienten gehören deshalb nicht in den Titel. Zugriffe im Team sind nach Rollen getrennt.
- Das Such-Widget nennt niemals Fundstück-Details, sondern meldet nur, ob eine Beschreibung zu einem Eintrag passen könnte.
- Betrieb in Frankfurt: Anwendung und Datenbank laufen dort, Zahlungen wickelt Mollie ab. Für die KI-Funktionen werden Beschreibungen und Fotos an einen externen KI-Dienst übermittelt.
- Rollen- und Rechtetrennung: Fundmitarbeitende erfassen und geben aus, Admins verwalten Einstellungen, Branding und Team.
- Suchaufträge enden automatisch nach 60 Tagen, Abholanfragen, die Ihr Team nicht innerhalb von 30 Tagen freigibt, verfallen.
Häufige Fragen
Was Betriebe in dieser Branche wissen wollen
Erfährt jemand über das Widget, ob ein bestimmter Patient bei uns lag?
Nein. Das Widget gibt zu keinem Zeitpunkt Fundstück-Daten an Suchende heraus und bestätigt auch keine Aufenthalte. Es nimmt die Beschreibung der suchenden Person entgegen und prüft im Hintergrund, ob sie zu einem erfassten Fundstück passen könnte. Ohne ausreichend genaue Beschreibung gibt es keinen Treffer und damit auch keinen Rückschluss auf Ihre Patientinnen und Patienten. Erst nach einer möglichen Übereinstimmung erhält die suchende Person per E-Mail höchstens eine Kurzbeschreibung aus Titel, Farbe und Kategorie sowie das Funddatum, nie ein Foto, die vollständige Beschreibung oder den Fundort. Namen von Patientinnen und Patienten gehören deshalb nicht in den Titel.
Wie wollen Sie das Stationspersonal entlasten, wenn es zusätzlich etwas eintragen muss?
Das Team fotografiert das Fundstück, die KI schlägt eine Beschreibung vor. Das ersetzt Zettel, Sammel-E-Mails und mündliche Übergaben. Im Gegenzug werden Suchanrufe, Rückrufe, Nachfragen bei der Vorschicht und das Durchsuchen mehrerer Aufbewahrungsorte seltener, sobald Suchende das Widget nutzen. Sie können zusätzlich Reinigungsdienst und Ambulanz direkt eintragen lassen, damit Fundstücke gar nicht erst über die Station laufen.
Was passiert mit hochwertigen Hilfsmitteln wie Hörgeräten oder Zahnersatz?
Sie behalten die Kontrolle über Aufbewahrung und Ausgabe. Das System dokumentiert Fund, Fundort, Zeitpunkt und Ausgabe mit QR-Code-Scan, sodass für jeden Gegenstand nachvollziehbar ist, wer ihn erfasst und wer ihn ausgehändigt hat. Ob Sie zusätzlich einen Ausweis verlangen oder die Ausgabe auf bestimmte Bereiche beschränken, legen Sie in Ihren Hausregeln fest.
Wir sind ein Haus mit mehreren Standorten und vielen Stationen. Passt das?
Ja. Fundstücke werden mit Fundort erfasst, sodass Ambulanz, Station, Pforte und weitere Bereiche in einem gemeinsamen Bestand arbeiten und trotzdem sichtbar bleibt, wo etwas liegt. Ihre Mitarbeitenden erhalten Zugänge nach Rolle. Die Abholmail nennt die Abholadresse und die Abholzeiten, die Sie in den Einstellungen hinterlegen, etwa die der zentralen Pforte.
Sprechen Ihre Widgets auch andere Sprachen als Deutsch?
Ab dem Tarif Grow sind Widget und E-Mails mehrsprachig: im Grow-Tarif bis zu drei Sprachen, im Enterprise-Tarif alle verfügbaren. Welche Sprachen aktiv sind, legen Sie in den Organisationseinstellungen fest. Deutsch und Englisch sind mit Standardtexten vorbereitet, weitere Sprachen übersetzen Sie im Texteditor selbst. Das hilft bei internationalen Patientinnen und Patienten und bei Angehörigen aus dem Ausland. Das Such-Formular mit Abgleich und Suchagent ist in jedem Tarif enthalten, der KI-Such-Assistent mit offenen Rückfragen ab dem Tarif Grow und im Test.
Weitere Branchen
Auch interessant
Nächster Schritt
Fundsachen im Haus ordnen, bevor die nächste Beschwerde kommt
30 Tage kostenlos testen, bis zu 20 Fundgegenstände, keine Kreditkarte nötig. Starten Sie mit einer Station und sehen Sie, wie sich die Suchanrufe dort entwickeln.