Für Verkehrsbetriebe und Verbünde
Fundsachen aus Bus und Bahn zuordnen, bevor das Fundbüro öffnet
Vom Schulranzen im Gelenkbus bis zum Schlüsselbund auf der Bahnsteigbank: LostFoundBot nimmt Verlustmeldungen rund um die Uhr entgegen, gleicht sie automatisch mit Ihrem Fundbestand ab und zeigt Suchenden erst nach einer möglichen Übereinstimmung eine Kurzbeschreibung, nie ein Foto oder den Fundort. Ihr Fundbüro konzentriert sich auf die Fälle, in denen eine mögliche Übereinstimmung vorliegt.
Ohne Kreditkarte. Bis zu 20 Fundstücke inklusive.
Ausgangslage
Die tägliche Realität: ÖPNV & Verkehrsbetriebe
Zwischen Endhaltestelle und Fundbüro liegen mehrere Tage
Ein Gegenstand bleibt im Bus liegen, wandert bei der Endabfahrt in die Fahrerkabine, von dort in den Sammelkasten des Betriebshofs und erst mit der nächsten internen Fahrt ins zentrale Fundbüro. Bis er dort erfasst ist, hat der Fahrgast längst angerufen und die Auskunft bekommen, es liege nichts vor. Er ruft kein zweites Mal an, obwohl sein Rucksack zwei Tage später eintrifft.
Das Fundbüro öffnet dann, wenn der Fahrgast im Dienst ist
Viele Häuser betreiben eine zentrale Fundstelle mit Öffnungszeiten an wenigen Tagen pro Woche, oft an einem Betriebshof am Stadtrand. Wer im Berufsverkehr sein Portemonnaie in der Linie 5 vergisst, müsste sich für die Nachfrage freinehmen und quer durch die Stadt fahren, ohne vorher zu wissen, ob überhaupt etwas da ist. Genau an dieser Stelle geben Suchende oft auf.
Die Servicehotline wird zur Suchhotline
Verlustanfragen laufen über dieselbe Nummer wie Fahrplan-, Ticket- und Beschwerdethemen. Das Servicecenter kann den Bestand nicht selbst einsehen, nimmt die Beschreibung auf, leitet sie weiter und vertröstet auf einen Rückruf. Nach Störungen, Schulschluss oder Veranstaltungsverkehr treffen die Anfragen gebündelt ein und blockieren Leitungen, die eigentlich für den Fahrbetrieb gebraucht werden.
Jede beschreibende Auskunft ist eine offene Flanke
In einem städtischen Netz liegen oft viele schwarze Rucksäcke, Regenschirme und Smartphones desselben Modells gleichzeitig im Regal. Sagt jemand am Telefon "Ja, ein schwarzer Rucksack mit rotem Reißverschluss ist da", ist das entscheidende Merkmal bereits raus. Wird der Gegenstand an die falsche Person ausgegeben, folgen Beschwerde, interne Klärung und im Zweifel eine Anzeige.
Aufwand
Wo der Aufwand heute entsteht
Der Aufwand steckt nicht im Regal, sondern in der Zeitverschiebung zwischen Fund und Nachfrage: Fahrgäste melden sich, bevor das Fundstück im System ist, und melden sich danach kein zweites Mal. Was bleibt, sind belegte Telefonleitungen, doppelte Bearbeitung in Servicecenter und Fundstelle, volle Regale und Beschwerden über Auskünfte, die nur zum Zeitpunkt des Anrufs stimmten.
Lösung
So unterstützt LostFoundBot
Verlustmeldung direkt vom Bahnsteig aus
Das Widget liegt auf Ihrer Website, dort wo Fahrgäste ohnehin nach Fahrplan und Störungsmeldungen suchen. Fahrgäste beschreiben Gegenstand, Linie, Fahrtrichtung und ungefähre Uhrzeit in eigenen Worten, das Widget prüft die Angaben sofort im Hintergrund. Ab dem Tarif Grow fragt der KI-Such-Assistent offen nach weiteren Merkmalen. Das funktioniert um 22 Uhr auf dem Heimweg genauso wie am Sonntag, ohne dass jemand bei Ihnen zum Hörer greifen muss.
Das Widget gleicht ab, es verrät nichts
Das Widget gibt keine Fundstück-Daten heraus. Es meldet ausschließlich, ob eine Beschreibung zu einem vorhandenen Eintrag passen könnte. Nur bei einer möglichen Übereinstimmung folgt per E-Mail höchstens eine Kurzbeschreibung, nie ein Foto oder der Fundort. Wer den Inhalt seines Rucksacks oder die Hülle seines Handys nicht nennen kann, erhält keinen Treffer und erfährt auch nicht, was im Regal liegt. Bei vielen ähnlichen Fundstücken ist das der Unterschied zwischen sauberer Zuordnung und strittiger Ausgabe.
Suchagent überbrückt den Depot-Laufweg
Genau für die Lücke zwischen Nachfrage und Eintreffen ist der Suchagent gedacht. Bleibt der Abgleich zunächst ohne Treffer und richtet die suchende Person einen Suchagenten ein, prüft er bis zu zwei Monate lang jeden neu erfassten Fundgegenstand automatisch gegen die offene Meldung. Passt einer eindeutig, erhält die suchende Person den Abholcode per E-Mail; andere mögliche Treffer legt LostFoundBot Ihrem Team zur Prüfung vor. Bis etwas passt, erhält sie kurze Zwischenstände per E-Mail, die Sie abschalten können. Der Rucksack aus dem Betriebshof kann seinen Eigentümer damit auch dann erreichen, wenn er drei Tage zu spät im Fundbüro ankommt.
Ein Bestand über alle Betriebshöfe und Linien
Fahrpersonal, Betriebshöfe, Haltestellenservice und die zentrale Fundstelle tragen in denselben Bestand ein, jeweils mit Fundort, Linie und Zeitpunkt. Fundmitarbeitende erfassen Fundstücke und wickeln die Ausgabe ab, Admins verwalten Einstellungen, Branding und Team. Statt getrennter Listen je Standort gibt es einen durchsuchbaren Bestand, in dem auch nach Schichtwechsel nachvollziehbar bleibt, wo ein Gegenstand liegt.
Ablauf
Vom Fund zur Rückgabe
Schritt 01
Fundstück am Betriebshof erfassen
Was aus dem Fahrzeug kommt, wird direkt eingetragen: Kategorie, kurze Beschreibung, Fundort wie "Linie 5, Fahrt Richtung Hauptbahnhof, 14.03. nachmittags" oder "Betriebshof Nord, Sammelkasten", dazu ein Foto. Der Gegenstand geht anschließend den gewohnten internen Weg, ist aber ab dem Moment der Erfassung auffindbar.
Schritt 02
Fahrgast meldet den Verlust selbst
Über das Widget auf Ihrer Website beschreibt die suchende Person den Gegenstand, unabhängig von Ihren Öffnungszeiten und ohne Anruf im Servicecenter. Der Abgleich läuft im Hintergrund gegen alle Standorte. Ab dem Tarif Grow fragt der KI-Such-Assistent offen nach Merkmalen wie der Farbe der Handyhülle, dem Anhänger am Schlüsselbund oder dem Inhalt der Tasche.
Schritt 03
Mögliche Übereinstimmung: Abholung vorbereiten
Passt die Beschreibung zu einem Eintrag, erhält die suchende Person eine E-Mail mit QR-Abholcode, der Adresse Ihrer Fundstelle und den Abholzeiten, und Ihr Team prüft die Abholanfrage und gibt sie frei. So fährt niemand auf bloßen Verdacht quer durch die Stadt, und Ihr Team weiß vorab, wer mit welchem Vorgang an den Schalter kommt.
Schritt 04
Ausgabe scannen und dokumentieren
Bei der Abholung scannen Ihre Mitarbeitenden den QR-Code, prüfen die Angaben vor Ort, nach Ihrer Hausregel auch den Ausweis, und schließen den Vorgang ab. Damit ist dokumentiert, wann welcher Gegenstand auf welche Anfrage ausgegeben wurde und wer ihn ausgehändigt hat. Nicht abgeholte Fundstücke bleiben mit Funddatum und Status im Bestand.
Datenschutz
Datenschutz und Nachweisbarkeit im öffentlichen Auftrag
Fundsachen in Verkehrsanstalten unterliegen eigenen Aufbewahrungs- und Verwertungsregeln, und als kommunales oder öffentlich beauftragtes Unternehmen werden Sie an Ihrer Dokumentation gemessen. LostFoundBot führt Verlustmeldungen und Fundeinträge an einer Stelle zusammen, sodass keine Parallelbestände in Servicecenter-Postfächern und Excel-Listen entstehen. Suchende erhalten erst nach einer möglichen Übereinstimmung eine Kurzbeschreibung, nie ein Foto, die vollständige Beschreibung oder den Fundort.
- Das Such-Widget nennt niemals Fundstück-Details, sondern meldet nur, ob eine Beschreibung zu einem Eintrag passen könnte.
- Betrieb in Frankfurt: Anwendung und Datenbank laufen dort, Zahlungen wickelt Mollie ab. Für die KI-Funktionen werden Beschreibungen und Fotos an einen externen KI-Dienst übermittelt.
- Rollen- und Rechtetrennung: Fundmitarbeitende erfassen und geben aus, Admins verwalten Einstellungen, Branding und Team.
- Suchaufträge enden automatisch nach 60 Tagen, Abholanfragen, die Ihr Team nicht innerhalb von 30 Tagen freigibt, verfallen.
Häufige Fragen
Was Betriebe in dieser Branche wissen wollen
Unsere Fundsachen kommen mit Verzögerung aus den Betriebshöfen. Bringt ein Abgleich dann überhaupt etwas?
Gerade dann. Im ÖPNV kommt die Nachfrage oft vor der Erfassung, und genau diesen Fall fängt der Suchagent ab. Bleibt eine Meldung ohne Treffer, kann die suchende Person einen Suchagenten einrichten, der sie bis zu zwei Monate lang gegen jeden neu erfassten Fundgegenstand prüft. Trifft der Rucksack zwei Tage später aus dem Betriebshof ein und passt eindeutig, erhält die suchende Person automatisch eine E-Mail mit Abholcode; ist die Übereinstimmung nicht eindeutig, legt LostFoundBot sie Ihrem Team zur Prüfung vor. Niemand muss dafür eine alte Notiz wiederfinden.
Können mehrere Betriebshöfe und Servicestellen mit unterschiedlichen Rechten arbeiten?
Ja. Alle Standorte tragen in denselben Bestand ein, jeweils mit eigenem Fundort, sodass sichtbar bleibt, woher ein Gegenstand stammt und wo er aktuell liegt. Zugänge vergeben Sie nach Rolle: Fundmitarbeitende erfassen Fundstücke und wickeln die Ausgabe ab, Admins verwalten Einstellungen, Branding und Team. Für Fahrgäste bleibt es trotzdem eine einzige Anlaufstelle statt mehrerer Telefonnummern.
Wie wird verhindert, dass jemand ein fremdes Handy oder einen fremden Schlüsselbund abholt?
Das Widget gibt keine Fundstück-Daten heraus, sondern prüft die Beschreibung gegen den Bestand. Nur wer mehrere im Eintrag hinterlegte Merkmale selbst nennt, erhält eine mögliche Übereinstimmung und damit einen QR-Abholcode. Ihr Team prüft die Abholanfrage, bevor es sie freigibt, scannt bei der Ausgabe den Code und prüft zusätzlich den Ausweis, wenn Ihre Hausregel das vorsieht. Damit ist für jeden Gegenstand dokumentiert, wer ihn erfasst und wer ihn ausgehändigt hat.
Was ist mit Fahrgästen, die kein Deutsch sprechen, und mit Anfragen außerhalb der Öffnungszeiten?
Die Meldung ist rund um die Uhr möglich, auch am Wochenende und in der Nacht nach der letzten Fahrt, und der Abgleich läuft automatisch. Das Ergebnis erscheint direkt im Widget. Einen späteren eindeutigen Treffer meldet der Suchagent per E-Mail, andere mögliche Treffer prüft zuerst Ihr Team. Ab dem Tarif Grow sind Widget und E-Mails mehrsprachig: im Grow-Tarif bis zu drei Sprachen, im Enterprise-Tarif alle verfügbaren. Welche Sprachen aktiv sind, legen Sie in den Organisationseinstellungen fest. Deutsch und Englisch sind mit Standardtexten vorbereitet, weitere Sprachen übersetzen Sie im Texteditor selbst. Ihr Servicecenter muss weder außerhalb der Dienstzeiten erreichbar sein noch Beschreibungen in einer Fremdsprache am Telefon aufnehmen.
Wie schnell ist das eingerichtet und was kostet der Einstieg?
Sie binden das Widget auf Ihrer Website ein und hinterlegen Abholadresse, Öffnungszeiten und, ab dem Tarif Grow, weitere Sprachen. Das Such-Formular mit Abgleich und Suchagent ist in jedem Tarif enthalten, der KI-Such-Assistent mit offenen Rückfragen ab dem Tarif Grow und im Test. Testen können Sie 30 Tage kostenlos mit bis zu 20 Fundgegenständen, ohne Kreditkarte, zum Beispiel zunächst nur für einen Betriebshof oder eine Linie.
Weitere Branchen
Auch interessant
Nächster Schritt
Verlustmeldungen automatisch abgleichen, statt Rückrufe zu verwalten
30 Tage kostenlos testen, bis zu 20 Fundgegenstände, keine Kreditkarte nötig. Starten Sie mit einem Betriebshof und sehen Sie, wie viele Anfragen Ihr Servicecenter gar nicht mehr erreichen.